Dokumentu vadība
- Tatjana Satrava
Dokumentu vadības funkcionalitāte dod iespēju lietotājam vienlaicīgi turēt atvērtiem Standard Books sistēmas ierakstam (piem. ienākošie rēķini, ienākošie e-rēķini, realizācijas rēķini, avansa norēķini) un oriģināla rēķina/čeka elektroniski saglabātai kopijai (piem. PDF, JPG, PNG formātos).
Sistēmas iestatīšana
Sistēma > Iestatījumi > Dokumentu vādības pieejamība:
Izveidot lietotāju (izmantojot ‘Ievietot speciāli’ funkciju, jāizvēlas lietotāju no saraksta, vārds - ierakstīsies automātiski pēc lietotāja pievienošanas). NB! ja šo funkciju ir nepieciešams ieslēgt visiem lietotājiem, tad lauka lietotājs jāieliek *
Jānodefinēt reģistru. Izmantojot ‘Ievietot speciāli’ funkciju, jāizvēlas reģistru no saraksta.
Funkcionalitātes izmantošana
Piemēram izmantosim Piegādātāju moduļa ienākošie rēķini.
Piegādātāji > Rēģistri > Ienākošie rēķini
Veidot jaunu rēķinu
Ar Ienākošo rēķina: Jauns ierakstu uzreiz parādas Dokumentu Vadības logs, kurā uzreiz ir iespējams augšuplādēt pielikumu (piem. rēķinu PDF formātā)
Augšuplādējot rēķina PDF pa tiešo Dokumentu vadības logā, ļauj vieglāk aizpildīt Ienākoša rēķina ierakstu un pēc ieraksta saglabāšanas sistēmā automātiski saglabā pielikumu izveidota ieraksta Arhīvā (zem spraudes).
Aizverot Ienākoša rēķina ierakstu, Dokumentu vadības logs ar Ien.rēķina PDF pielikumu paliek atvērts.
To var manuāli aizvērt. Bet nākamreiz, kad vēlēsieties to izmantot, būs nepieciešams to manuāli ieslēgt, nospiežot “Atvērt dokumenta logu” operāciju izvēlnē.
Ja to neaizvērt manuāli, veidojot jaunu ierakstu sistēmā, Dokumentu vadības logs pats atjaunosies jaunu dokumentu augšuplādēšanai. Tas vienmēr paliks atvērts.
Ērtībai, var uzreiz izvietot un saglabāt Sistēmas ierakta logu un Dokumentu vadības logu datora ekrānā ērtāka jums pozīcijā. Tad katru nākamo reizi atverot ieraksta vai dokumenta logu, tie būs korekti un ērti izvietoti jūsu ekrānā.
Atverot kādu no jau eksistējošiem ierakstiem sistēmā, kuriem ir pielikumi, tiem automātiski atspoguļosies Dokumentu vadības logā arī.
Tas pats princips darbojas arī pārējiem rēģistriem.