Trīs svarīgi soļi, lai Algas modulis strādātu perfekti.

1. Solis - uzstādīt Sistēmas moduli

2. Solis - uzstādīt Personāls moduli

3. Solis - uzstādīt Algas moduli

I. Sistēmas modulis

Iestatījumi un Reģistri

1. Pārliecinieties, ka moduļi Personāls un Algas ir pieslēgti modulī Sistēma > Iestatījumi > Konfigurācija > Vertikāles > atzīmēti Algas un Personāls.

Ja šie ķekši nav ielikti, jums jāsazinās ar Excellent Latvia un jāpieslēdz Algas modulis savam programmatūras līgumam.

2. Pārliecinieties, ka ir visas nepieciešamās pieejas un tiesības, lai strādātu moduļos.

2.1. Modulī Sistēma > Reģistri > Personas - jāpārbauda Lietotāja parametrus (laukā Personu grupas būs atzīmēts, kādas pieejas un tiesības jums ir piešķirtas).

Izveidojiet personas paraksta ierakstu izmantojot izvēlni Veidot - Jauna persona.

Open

• Paraksts – unikāls burtu/ciparu savienojums, ar kuriem persona turpmāk tiks atpazīta sistēmā (piemēram, izveidojot vai apstiprinot kādu dokumentu vai ierakstu). Paraksts varētu būt personas iniciāļi.

• Vārds – personas vārds, uzvārds 

• StandardID –  lietotāja e-pasts, ar kuru var autorizēties programmā (piemēram, vk@eco.lv). Vairāk lasiet StandardID lietotāja reģistrācija

• Izruna

• Slēgts – atķeksējiet, ja persona vairs nav vajadzīga piekļuve sistēmai, un visas pieejas tai ir liegtas.

• Nelicenzēts

Pieejas sadaļā

• Personu grupas - izmantojot kombināciju Ctrl+Enter (Windows) vai Cmd+Enter (Mac OS), lai izvēlētos grupu/kodu no Sistēmas > Iestatījuma > Personu grupas ar nepieciešamo sistēmas izmantošanas tiesību līmeni.

• Starta personas līmenis - izmantojot kombināciju Ctrl+Enter (Windows) vai Cmd+Enter (Mac OS), lai izvēlētos Pilna pieeja vai Bez pieejas.

• Ierobežotā pieeja

• Aģentu grupa

• Valoda - izmantojot kombināciju Ctrl+Enter (Windows) vai Cmd+Enter (Mac OS), lai izvēlētos kodu no Sistēmas > Iestatījumi > Valodas.

• Klienta ierobežojumi – atkarība no tā, kādu operētājsistēmu izmanto persona var ielikt/nelikt ierobežojumus (Jebkurš klients vai Window/Mac OS/ Android)

• Kontakta kods

Kontu sadaļā

Open

• Konts - laukā jāieliek avansa norēķinu konts, kurš tiks izmantot avansa norēķinu ierakstu grāmatošanai.

• Kārtas kods

• Objekts - personai, ja tā ir darbinieks, var piešķirt objektu, kas palīdzēs atlasīt informāciju par darbinieku vairākās atskaitēs. Vairāk par objektiem lasiet Kā izmantot Objektus?

• Bankas konts - šeit var nodefinēt darbinieka bankas kontu, tas tiks izmantots darba algas, avansa norēķinu naudas pārskaitīšanai.

• Banka - izmantojot kombināciju Ctrl+Enter (Windows) vai Cmd+Enter (Mac OS), jāizvēlas bankas kodu no saraksta, kas ir pieejams Piegādātāji > Iestatījumi >Bankas, kurai pieder personas bankas konts.
  
  

2.2. Personu grupas iestatījumu var atrast Sitēma > Iestatījumi > Personu grupas.

Vairāk informāciju skatīties šeit: Lietotāja piekļuves tiesības

II. Personāls modulis

Iestatījumi

2-Darbs iestatījumi 

Iestatījumi palīdz sagatavot pārskatu par darbu, kas ir viena no pieprasītākajām atskaitēm, kuru vēlās redzēt Latvijas Centrālā Statistikas Pārvalde. Lasiet vairāk 2-darbs – Pārskats par darbu

Amata konkursi

Iestatījums ir paredzēts izmantošanai valsts institūcijās, kur ir specifiskas prasības personāla atlasei.

Amatu grupas

Iestatījums tiek izmantots atskaitei 2-darbs - Pārskats par darbu. Informācija svarīga aizpildīšanai Personāls > Reģistri > Darbinieki kartītē, sadaļā Darba attiecības > laukos Oficiālais vai Faktiskais amata ierakstos jānorāda Amata grupu. Pēc noklusējuma programmā jau tiek piedāvāti Amata grupas, kuru numerācija tiek balstīta uz Latvijas Centrālā Statistikas Pārvaldes (CSP) atskaites datiem.

Atvieglojumi/ ieturējumi

Iestatījums (saraksts), kurš apkopo informāciju par visiem ierakstiem reģistrētiem pie Darbinieki > sadaļā Parametri > zem Atvieglojumi / ieturējumi (piemēram, tiesu izpildraksti, piemaksas, procentu likmes aizdevumiem).

Atvieglojumi/ ieturējumi tipi

Iestatījums paredzēts papildu atvieglojumu darbinieku grupas reģistrēšanai. Cilvēkiem ar invaliditāti, politiski represētām personām un nacionālās pretošanās kustības dalībniekiem.

Tas tiek izmantots, lai dati no programmas korekti tika iesniegti EDS sistēmā, paziņojumā par fiziskai personai izmaksātajām summām.

Atvieglojumi/ ieturējumi tipu kodi tiek izmantoti ierakstos Atvieglojumi/ ieturējumi kā ir redzams bildē augšā.

Darbinieku grupas

Ja uzņēmumam ir liels darbinieku štats, labākai uzskaitei, statistikai ir iespējams dalīt un attiecināt darbiniekus konkrētām grupām (piemēram, administrācija, noliktavas darbinieki, mārketinga departaments, cehs Nr.1, utt).

Pēc noklusējuma, ir piedāvāta darbinieku grupa "Administrācija" (ADM). Bet ir iespējams izveidot jaunu grupu, izmantojot Veidot izvēlni Jaunu ierakstu - Darbinieku grupas.

Papildus katrai grupai ir iespējams nodefināt kontus, kuros tiek grāmatoti Algas aprēķina izdevumi.

Darbinieku klases

Ja ir nepieciešams uzskaitīt vai dalīt darbiniekus vēl sīkāk nekā grupas un departamenti, tad var izmantot šo iestatījumu.

Dokumentu tipi

Dokumentu tipi (iepriekšējais nosaukums - "Rīkojuma tipi" )(A, B, C sadaļas)

Iestatījums, kur var izveidot dokumentu paraugus iesniegumiem, pavēlēm, rīkojumiem un citiem dokumentiem.

Programmā iestatījums tiek aizpildīts pēc noklusējuma. Pēc nepieciešamības to var atjaunot un papildināt, balstoties uz uzņēmuma iekšējo dokumentu aprites kārtību.

Atkarīgi no tā, kāds Dokumenta tips tiek nodefinēts, var parādīties papildus iespējas automātiskai darbībai. Piemēram, ja iestatījumā Dokumentu tipi > kolonnā Dokumenta tips ielikt Atvaļinājums (kods ATV), un veidojot Personāls > Reģistri > Dokumenta ierakstu > laukā Rīkojuma tips ielikt Atvaļinājuma kodu (ATV), tad nospiežot pogu Detaļas, sistēma automātiski izveidos Prombūtnes ierakstu konkrētam dokumentam.

Programmā ir iespējams izmantot kā Standarta Dokumenta formas (modulī Sistēma > Reģistri > Dokumentu formas), tā arī Word formas. Par Word Formām lasiet vairāk Word dokumentu formas izmantošana.

EDS Eksporta tipi

Iestatījums nosaka kādas grupas ieraksti tiks ņemti vērā veidojot eksporta XML failu iesniegšanai EDS sistēmai. Iestatījums ir aizpildīts un darbojas pēc noklusējuma.

EDS paraugs

Programmā šīs iestatījums (zemāk redzamā rinda) ir aizpildīts pēc noklusējuma.  Šis ir ļoti svarīgs iestatījums, lai sagatavotu korektu eksporta XML failu iesniegšanai EDS sistēmā, atskaitei Darba devēja ziņojums (VSAOI un IIN)

Veidojot Darbinieka kartītes ierakstu, tā rinda automātiski tiks aizpildīta kartītē Darbinieki > sadaļā Nodokļu grupas, tiklīdz tiks aizpildīts galvenes lauks Nodokļu grupa

EDS Statusa kodi

Programmā pēc noklusējuma ir izveidoti trīs pamata Statusa kodi, kuri atbilst trīs nodokļu grupām, kurām ir piemēroti atvieglojumi vai atšķirīgas sociālās apdrošināšanas likmes no standarta tipa. Iestatījums ir svarīgs korekta eksporta XML faila ģenerēšanai importam EDS sistēmai.

Izglītība

Iestatījums, kurā tiek atspoguļota informācija par darbinieka izglītības iestādēm, saņemtiem dokumentiem pēc izglītības pabeigšanu, mācības periods, kvalifikācija, specialitāte, valsts, kurā tika saņemta izglītība.

Iestatījums ir paredzēts Darbinieka kartītes ātrākai un ērtākai aizpildīšanai.

Informācija atspoguļosies ierakstā Darbinieki > sadaļā Parametri > Izglītība

Izglītības līmeņi

Iestatījums, kurā noteikts izglītības līmenis (pamata, vidējā, augstāka izglītība, utt.).

Informācija atspoguļosies ierakstā Darbinieki > sadaļā Personīga informācija > laukā Izglītības līmenis

Izglītības tipi

Iestatījums, saraksts, kurā tiek nodefinēti izglītības tipi (kursi, universitāte, utt.)

Informācija atspoguļosies ierakstā Darbinieki > sadaļā Parametri > Izglītība ierakstā

Laika klase

Iestatījums nosaka cik daudz stundas, kādās dienās (daba dienas vai brīvdienas) darbinieks/i strādā. Pēc noklusējuma tiks piedāvāti četri standarti Laika klases ieraksti, bet tos var ģenerēt daudz vairāk. Viss ir atkarīgs no uzņēmuma specifikas.

Laika klases ierakstā ir iespējams atzīmēt:

• darba laika periodu "no...līdz" (piemēram, no 8.00 līdz 17.00 vai no 9.00 līdz 14.00).

• nedēļas dienas (piemēram, ja darbiniekam standartā ir noteikts 7 darba dienu nedēļa, tad tiks arī atzīmēta sestdiena)

• Lauks “Prioritāte” - maiņu grafiku automātiskai aizpildīšanai var noteikt, kuras laika klases izmantot prioritāri meklējot darbiniekus, lai tos ievietotu maiņu grafikā

• Neievietot stundas laika tabulās (Algas > Reģistri > Laika tabulas (darba laika uzskaites tabulas), piemēram, ja ir vēlēšanās vai nepieciešamība laiku (stundas) ievietot manuāli)

• Tips un Intervāls strādā kopā:

- Tips - dienas tips (Darba diena vai Brīvdiena)

- Intervāls - ņemts no  moduļa Algas > Iestatījumi > Maiņu intervāli

Lauki dokumentos

Lauki dokumentos (iepriekšējais nosaukums - "Lauki rīkojumos")

Programmā ir iespējams izveidot dažādu standarta dokumentu paraugus ar jau iepriekš sagatavotiem Standarta tekstiem (Personāls > Iestatījumi > Standarta teksti). Standarta tekstos var izmantot laukus no iestatījuma Lauki dokumentos, lai informācija ielasītos no dažādiem reģistru ierakstiem un parādītos dokumentu paraugos automātiski.

Kods - jāizveido koda nosaukumu, kurš vēlāk tiks izmantots standarta dokumentu paraugu tekstos.

Reģistrs un Lauks - lauku nosaka programmas kods, kuru izveido programmētājs. Lai atrasto pareizo reģistru un lauku nepieciešama programmētāja vai konsultanta palīdzība. Programmā pēc noklusējuma jau ir saglabāti dažādi biežāk izmantojamie rīkojumu lauki, kā arī standarta tekstu paraugi.

Komentārs - apraksts, lai vieglāk saprastu koda saturu.

Pārējas kolonnas aizpildīsies automātiski, ja ievietosiet tur kursoru.

Piemēram, 

Nodokļu grupas

Ļoti svarīgs lauks aizpildīšanai. Nodokļu Grupas iestatījums parāda darbinieka piederību grupai, kurai ir piemēroti atvieglojumi vai atšķirīgas sociālās apdrošināšanas likmes no standarta tipa. Pēc noklusējuma tiek piedāvātas 3 nodokļu grupas:

Ir iespēja izveidot jaunu grupu, izmantojot Veidot izvēlni Jaunu ieraksti - Nodokļu grupas

Katram nodokļu grupas ierakstam jānorāda Eksporta kodu no Personāls > Iestatījumi > EDS statusa kodi. Tā ir noteiktā pazīme, ar kādu informācija importēsies EDS sistēmā un tiks atšifrēta elektronisko dokumenta „Ziņojums par valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām no darba ņēmēju darba ienākumiem, iedzīvotāju ienākuma nodokli un uzņēmējdarbības riska valsts nodevu pārskata mēnesī” tabulās.

Numuru sērijas

Iespēja veidot speciālo numerāciju Dokumentu / Prombūtnes / Prombūtnes plānu ierakstiem. Ievadiet sēriju, datumus "No ... līdz" un komentāru.

Skaitļu sērijai katru gadu jābūt unikālai, t.i., tā nedrīkst būt tāda pati kā iepriekšējā gadā.

Piemēram, skaitļu sērija 2200001 – 2299999 pieder pie 2022. gada, pirmā ieraksta numurs ir 2200001 un pēdējā ieraksta numurs ir 2299999.

Lasiet vairāk Kā automātiski atjaunot Sēriju numurus, Finanšu gadu un Atskaišu periodus jaunā gada sākumā?

Periodisko darbību grupas

Iestatījums nepieciešams Personāls > Reģistri > Periodiskās darbības aizpildīšanai. Pēc noklusējuma programma piedāvās dažus variantus (ierakstus).

Piemēram, apsardzes uzņēmuma darbiniekiem regulāri reizi gadā (vai cita laika periodā) jāatjauno apsarga sertifikātu. 

Personāls > Reģistri > Periodiskās darbības tiek veidots ieraksts tiem darbiniekiem, kuriem konkrēta datumā vai līdz konkrētam datumam jāiziet sertifikāta atjaunošanas procedūru, izmantojot funkciju 'Ievietot speciāli', lai ieliktu laukā Grupa attiecīgu grupas kodu no iestatījuma Periodisko darbību grupas.

Uz periodiskām darbībām var arī attiecināt regulāro medicīnisko apskati vai potēšanu ,vai kvalifikācijas kursus utt.

Personas apliecinošie dokumenti

Iestatījums palīdz ātrāk aizpildīt Darbinieka kartītes datus laukā Personas apliecinošie dokumenti.

Pretendentu pieteikumi

Iestatījums tāpat kā iestatījums Amata konkursi ir paredzēts izmantošanai valsts institūcijās, kur ir specifiskas prasības personāla atlasei.

Profesiju klasifikators

Lai iesniegtu Ziņu par darba ņēmējiem uz EDS, Darbinieku kartītē > sadaļā Darba attiecības, tiek aizpildīti lauki Oficiālais amats vai Faktiskais amats (vai abi kopā, ja tie atšķiras), kur Amata ierakstā (Personāls > Reģistri > Amati) laukā Klasifikators tika norādīts Profesiju kods, kas ir nepieciešams iesniegšanai uz EDS.

Atsevišķi profesiju kodus ir iespējams iestatīt Personāls > Iestatījumi > Profesiju klasifikatori.

Lasiet vēl: Kā iesniegt ziņu par darba ņēmējiem uz EDS?

Prombūtnes periodi

Iestatījumā tiek veidoti ieraksti, kuri nosaka, kā rēķināt kompensāciju par konkrēto Prombūtnes veidu. Pēc noklusējuma programma piedāvā vairākus standarta Prombūtnes periodus.

Ir iespējams izveidot jaunu, izmantojot Veidot izvēlni "Jaunu ierakstu - Prombūtnes periodi".

Operācijas tipi (matricā) tiek izmantotās vērtības no Algas > Iestatījumi > Operācijas tipi.

Ienākumu veidi (lauks) tiek aizpildīts no Algas > Iestatījumi > Ienākuma veidi saraksta.

Prombūtnes veidi

Prombūtnes veidi (iepriekšējais nosaukums - "Kavējumu veidi")

Iestatījums, kurā tiek definēti dažādi Prombūtnes veidi (atvaļinājumiem, slimības lapām, komandējumiem). Ja esat jauns klients, programma pēc noklusējuma piedāvās vairākus prombūtnes veidus. Kā arī sarakstu ir iespējams papildināt, izmantojot Veidot izvēlni "Jaunu ierakstu - Prombūtnes veidi".

Slimības naudas apmēru nosaka likuma “Par maternitātes un slimību apdrošināšanu” 36. pants – pirmā slimības diena netiek apmaksāta, 2., 3. diena – 75%, no 4. dienas – 80% apmērā.

Kopumā slimības naudas aprēķinam piemēro vidējās izpeļņas aprēķinu. Ja jums ir darba līgumā noteikts summētais darba laiks, proti, darbs tiek organizēts maiņās pēc iepriekš izstrādāta grafika, tad slimības naudu, ievērojot vispārējo regulējumu, maksās tikai par tām slimošanas dienām, kad būtu bijis jāstrādā.

Šo ķeksi Dienu uzskaite pēc maiņu grafika plāna iestatījumā Prombūtnes veidi papildina Algas > Reģistri > Maiņu grafika ierakstā jauns ķeksis Plāns, kura atzīme parādās arī pārskata logā.

Piemērs, kā veidosies algas aprēķins ar Slimības A lapas aprēķinu pēc plānota grafika:

1. Algas > Iestatījumi > Maiņu intervāli - izveidot maiņu periodu. Piemēram, jūsu darbinieks katru mēnesi strādā 8 dienas/maiņas pa 12 stundām. Jāizveido Maiņas intervālu ar Kodu 12 (no 8:00 līdz 20:00)

Radinieki

Iestatījums darbojas kā pārskats par visiem darbiniekiem, kurā ir redzami darbinieka radinieki (apgādājamās personas), ievadīti katra konkrētā Darbinieka kartītē > sadaļā Parametri > zem Radinieki

Radinieku tips

Iestatījums, saraksts, piedāvāts pēc noklusējuma.

Reģioni

Iestatījums, saraksts, kurā ir iespējams norādīt visus Latvijas reģionus vai citus teritoriālos apzīmējumus, kas atvieglotu darbinieku adrešu datu ievadi darbinieku kartītēs. Tas bija aktuāls, kad nodokļu grāmatiņās bija ieraksts par reģioniem.

Standarta teksti

Izmantojiet šo iestatījumu, lai izveidotu sarakstu ar Standarta tekstu paraugiem, kurus pēc tam varat izmantot konkrētos attiecību attīstības posmos Klientu, Piegādātāju vai Personāla dokumentāciju veidošanā. 

Piemēram, aizpildot Personāls > Iestatījumi > Dokumentu tipi > nodaļā "B", lauku Teksts (izvēloties teksta paraugu no saraksta), veidojot Personāls > Reģistri > Dokumenti ierakstu, teksts ievietosies automātiski, piespiežot pogu "Teksts".

Valodu prasme

Iestatījums darbojas kā saraksts, kurā tiek atspoguļoti visas darbinieku valodu prasmes, ievadītas darbinieka kartītē vai pa tiešo šajā iestatījumā. Sagatavojot iestatījumu Valodu prasmes līmeņi,  Darbinieka kartītē > sadaļā Parametri > zem Valodu prasmes ir iespējams izveidot ierakstu par darbinieka valodu prasmēm.

Valodu prasmes līmeņi

Iestatījums, kurā var noteikt valodas zināšanas līmeni. Dati tiek izmantoti Valodu prasmes ierakstā, lai nodefinētu konkrētas valodas zināšanu līmeni.

Reģistri

Departamenti

Ja ir nepieciešams uzskaitīt darbiniekus pēc struktūrvienībām, departamentiem, filiālēm, tad jāizmanto šo iestatījumu. Lauks Departaments arī parādīsies darbinieka kartītes ierakstā.

Darbinieki

Reģistrs, kurā tiek reģistrēti un glabāti darbinieki, fiziskās personas un kandidāti. Reģistrā var ielikt filtru, lai redzētu tikai uzņēmuma darbiniekus vai fiziskās personas vai kandidātus vai visas reģistrētās personas vienā sarakstā.

Dokumenti

Dokumenti (iepriekšējais nosaukums - "Rīkojumi")

Reģistrs, kurā tiek glabāti un veidoti visi uzņēmuma lietvedības ar personālu saistītie dokumenti. Piemēram, rīkojumi par darbā pieņemšanu, atvaļinājumiem, piemaksām, saliedēšanas pasākumiem, komandējumiem utt.

Dokumentus ir iespējams izdrukāt vai saglabāt PDF formātā.

No tā var veidot darba plūsmas aktivitāti, izveidojot jaunu uzdevumu vai ievietojot informāciju savā kalendārā.

Dokumentiem ir iespējams izveidot apstiprinājuma/parakstīšanas noteikumus, kas var ļoti atvieglot un paātrināt iekšējās dokumentācijas apstiprināšanas procesu.

Izveidotais dokuments kādam konkrētam darbiniekam automātiski parādīsies Algas > Reģistri > Darbinieki > darbinieka/ fiziskās personas kartītes > sadaļā “Rīkojumi”.

Lasiet vairāk Personāla dokumentu veidošana programmā

Amati

Reģistrs ir saraksta veidā, kurā var redzēts eksistējošos amatus, kā arī izveidot jaunus.

Dati no reģistra tiek izmantoti Darbinieku kartītē > sadaļā Darba attiecības > laukos Oficiālais amats vai Faktiskais amats (vai abi kopā, ja tie atšķiras), kur Amata ierakstā, laukā Klasifikators tika norādīts Profesiju kods, kas ir nepieciešams, lai iesniegtu Ziņu par darba ņēmējiem uz EDS. Lasiet vairāk Kā iesniegt ziņu par darba ņēmējiem uz EDS?

Dati no reģistra tiek izmantoti arī atskaitei 2-Darbs - Pārskats par darbu. Lasiet vairāk 2-darbs – Pārskats par darbu

Prombūtnes

Prombūtnes (iepriekšējais nosaukums - "Kavējumi”)

Reģistrs, kurā tiek veidoti un aprēķināti atvaļinājumu, slimības lapu un citi prombūtnes izdevumi. Tas pats reģistrs ir modulī Algas > Reģistrs > Prombūtnes

Vairāk skatīties video apmācību: Prombūtnes/Kavējumi 

Periodiskas darbības

Reģistrs ir paredzēts izmantot ierakstiem, kuri periodiski vai regulāri atkārtojas.

Piemēram, apsardzes uzņēmuma darbiniekiem regulāri reizi gadā (vai cita laika periodā) jāatjauno apsarga sertifikātu. 

Reģistrā tiek veidots ieraksts tiem darbiniekiem, kuriem konkrēta datumā vai līdz konkrētam datumam jāiziet sertifikāta atjaunošanas procedūru, izmantojot funkciju 'Ievietot speciāli', lai ieliktu laukā Grupa attiecīgu grupas kodu no iestatījuma Periodisko darbību grupas.

Uz periodiskām darbībām var arī attiecināt regulāro medicīnisko apskati vai potēšanu vai kvalifikācijas kursi utt.

Prombūtnes plāni

Šeit tiek veidoti un atspoguļoti darbinieku ieraksti par plānotiem atvaļinājumiem nākotnē.

Ierakstus šeit var veidot pa tiešo (manuāli). Vai, ja uzņēmums kopā ar Standard Books / Standard ERP programmu izmanto Excellent portālu, tad darbinieki var pieteikt atvaļinājumu portālā. No porātla dati automātiski tiek ielasīti programmā.

Vairāk par Excellent portālu skatieties: Excellent Portāla funkcionalitāte

Atskaites (biežāk izmantotās)

Viena no pieprasītākajām atskaitēm, kuru vēlās redzēt Latvijas Centrālā Statistikas Pārvalde (CSP).

NB! Atskaites periodam jābūt par ceturksni. Ja periods ir izvēlēts nepareizi, programma radīs paziņojumu Norādiet ceturkšņa periodu.

Lasiet vairāk: 2-darbs – Pārskats par darbu

Šī atskaite ir pieejama arī modulī Algas > Atskaites > Uzkrāto atvaļinājumu analīze

Uz datumu - jānorāda datumu, uz kuru programmai jāatspoguļo dati

Līgums - ja ir nepieciešams datus aplukot par konkrēto darbinieku, tad norādiet darbinieka līgumu, izveloties no saraksta (Algas > Reģistri > Līgumi)

Departaments - ja ir nepieciešams datus aplukot par konkrēto darbinieku departamentu, tad norādiet departamenta, izveloties no saraksta (Personāls > Reģistri > Departamenti)

Grupa - ja ir nepieciešams datus aplukot par konkrēto darbinieku grupu, tad norādiet grupu, izveloties no saraksta (Personāls > Iestatījumi > Darbinieku grupas)

Papildus uzkrājuma likmes - piemēram, lai atskaite atspoguļotu, cik daudz darba devēja socialo nodokli jānoskaita no uzkrātās atvaļinājuma summas, jāieliek attiecīgo likmi no saraksta (Algas > Iestatījumi > Likmes)

Dokumenti

Darbinieki

Programma izveido Personas kartīte dokumentu.

Dokumenti

Tā ir viena no iespējām kā izdrukāt kādu dokumentu no programmas. Specifikācijas logā jānorādā Dokumenta kārtas numuru un programma veidos dokumenta Standarta izdruku vai Word formas dokumenta izdruku.

Par Word formas dokumentiem lasiet vairāk: Word dokumentu formas izmantošana

Laika uzskaites tabeles

Tā ir viena no iespējām, kā izdrukāt Darba laika uzskaites tabulu no programmas. Specifikācijas logā jānorādā Periodu un, ja ir nepieciešams arī Darbinieku/ Darbinieku grupu / Departamentu, un programma veidos dokumenta Standarta izdruku vai Word formas dokumenta izdruku.

Par Word formas dokumentiem lasiet vairāk: Word dokumentu formas izmantošana

Rutīnas

Eksports

EDS - ziņas par darba ņēmējiem

Pieņemot darbinieku darbā, jāizveido Darbinieku kartīti, Algas > Reģistri > Darbinieki. Lasiet vairāk Kā izveidot darbinieka kartīti?

Lauki, kuri tiks iekļauti XML failā importam uz EDS sistēmu ir:

• Darbinieka personas kods

• Darbinieka vārds, uzvārds

• Ziņu kods

Darbinieku kartītē, sadaļā Rīkojumi, uzspiežot Operācijas izvēlni > Veidot rīkojumu

Veidojot Dokumentu, rīkojumu par pieņemšanu darbā (Personāls > Reģistri > Dokumenti), kuru vēlāk ir iespējams izdrukāt vai saglabāt elektroniski un parakstīt. Obligāti jānoradā Rīkojuma tipu, jo tas ir Ziņu kods, kas ir nepieciešams iesniegšanai uz EDS.

Atsevišķi informāciju par Ziņu kodiem ir iespējams iestatīt Pērsonāls > Iestatījumi > Dokumentu tipi.

• Profesijas kods (no profesiju klasifikatora)

Darbinieku kartītē > sadaļā Darba attiecības, tiek aizpildīti lauki Oficiālais amats vai Faktiskais amats (vai abi kopā, ja tie atšķiras). Svarīgi, lai Amata ierakstā, kuru atsevišķi var iestatīt Personāls > Reģistri > Amati > laukā Klasifikators tiek norādīts Profesiju kods, kas ir nepieciešams iesniegšanai uz EDS.

Atsevišķi profesiju kodus ir iespējams iestatīt Personāls > Iestatījumi > Profesiju klasifikatori.

Lai veidotu eksporta XML failu, dodaties Personāls > Rutīnas > Eksports > EDS - ziņas par darba ņēmējiem.

Aizpildiet nepieciešamus datus un nospiediet OK. Programma izveidos failu, saglabājiet to XML formātā savā datorā un vēlāk importējiet uz EDS sistēmu.

2-Darbs

Ir divi veidi, kā izveidot eksporta failu importēšanai Centrālās statistikā pārvaldes mājās lapā :

1. Personāls > Atskaites > 2-Darbs > palaist atskaiti par konkrēto periodu > nospiest pogu Eksportēt atskaiti uz failu. Nospiežot pogu, programma ļaus saglabāt XML failu jūsu datorā.

2. Personāls > Rutīnas > Eksports > 2-Darbs

Importēt 2-Darbs atskaiti Centrālā statistikas pārvaldes (CSP) mājas lapā var atverot 2-Darbs atskaiti un uzspiežot importēt

Lasiet vairāk: 2-darbs – Pārskats par darbu

III. Algas modulis

Iestatījumi

Algu grāmatiņu dati

Algu grāmatiņu dati (iepriekšējais nosaukums - "Neapliekamais minimums")

Kopējais pārskats/reģistrs, kurā tiek atspoguļotas visi neapliekamo minimumu un apgādājamas personas ieraksti darbinieku kartītēs neatkarīgi no perioda.

Iestatījumā var izveidot divu tipu ierakstus:

1. Darbinieka neapliekamā minimuma summa (ar tipu Neapliekamais minimums un summu laukā Neapl.min)

2. Darbinieka apgādībā esošās personas (ar tipu Apgādājamais un vārdu, uzvārdu laukā Neapl.persona)

Pastāv iespēja importēt datus programmā no EDS sistēmās. Vairāk lasiet: Algas nodokļa grāmatiņu datu imports no EDS

Algu ievade

Vienkāršots logs algu aprēķinam, ļoti noderīgs rīks (pārskats), kas ir paredzēts Mikrouzņēmumiem, lai atvieglotu un automatizētu algas aprēķinu, grāmatošanu un izmaksu. Pārskats var tikt izveidots pēc noklusējuma, atkarībā no tā, kādu informāciju vēlaties redzēt primāri.

1. Atveriet "Algu ievade" un izveidojiet jaunu ierakstu. Sākumā tas ir tukšs.

2. Izvēlieties periodu.

3. Ja savā uzskaitē jums ir sadalījums pa darbinieku grupām, tad izvēlēties grupu, ar kuru jūs veiksiet turpmākas operācijas. Ja grupu nav vai jūs vēlēties veikt grāmatojumus/ izmaksas visiem darbiniekiem, tad atstājiet šo lauku neaizpildītu.

4. Nospiediet pogu "Ievietot darbiniekus". Sistēma automātiski aizpildīs rindas ar darbinieku līgumu informāciju, kuriem alga tiks aprēķināta attiecīgajā periodā. Pārskata B sadaļā vizuāli var redzēt algu ievades statusu.

5. Nospiediet pogu "Aprēķināt", lai aprēķinātu un apstiprinātu algu darbinieku līgumiem ierakstā.

6. Pēc aprēķināšanas varat aplūkot aprēķināšanas ierakstu, ja aktivizējat rindu un nospiediet pogu "Atvērt rindu".

7. Nospiediet pogu "Grāmatot", lai veiktu aprēķina iegrāmatošanu. Sistēma automātiski izveidos grāmatošanas ierakstus katram darbiniekam atsevišķi. Rezultātu ir iespējams pārbaudīt modulī Finanses > Atskaite > Starpbilance vai Apgrozījumu pārskats.

8. Nospiediet pogu "Izmaksāt", lai veiktu algas izmaksu. Sistēma automātiski uztaisīs izmaksas ierakstus katram darbiniekam atsevišķi. Rezultātu ir iespējams pārbaudīt modulī Algas > Reģistri > Algu maksājumi. Šeit var veikt arī maksājumu automātisko iegrāmatošanu.

Algu ievades loga parametri

Iespējams nodefinēt Iestatījuma “Algu ievade” logā redzamās kolonnas.

Algu lapiņas uz e-pastiem

Algu lapiņas uz e-pastiem (iepriekšējais nosaukums - “E-pastu sūtīšana”)

Izmantojot šo iestatījumu, ir iespējams nodefinēt Algu lapiņas izsūtīšanu. Iestatījumā jāieliek:

Sūtītājs - e-pasts, no kura tiks sūtīta informācija

Standarta teksts - kas parādīsies izsūtāmajā e-pastā. Teksta paraugu var iepriekš sagatavot modulī Personāls > Iestatījumi > Standarta teksti un izmantojot funkciju 'Ievietot speciāli' , lai ievietotu tekstu no saraksta.

Pievienot algu lapiņu pie e-pasta - iestatījums kalpo kā noklusējuma vērtība apkalpošanas specifikācijas logā (Algas > Rutīnas > Apkalpošana > Algu lapiņas uz e-pastiem).

• Ja ķeksis ir ielikts, tad veidojot e-pastu darbiniekam, algu lapiņas (PDF) tiks pievienotas e-pastam.

• Ja ķeksis nav ielikts, tad tiks nosūtīts tukšs e-pasts, kurā, protams, var pielietot Standarta tekstu ar laukiem ?Name? (darbinieka vārds), ?Period? (aprēķina periods) un ?Link? (saite uz portālu). Izmantojot norādīto e-pasta saiti, darbinieks pats varēs aplūkot savu algas lapiņu Excellent portālā.

Lasiet vairāk: "Kā nosūtīt algu lapiņas darbiniekiem uz e-pastu?"

Algu parametri

Šis ir galvenais iestatījums, kurš ļauj nodefinēt pamata nosacījumus, kuri tiks pielietoti visiem darbiniekiem pēc noklusējuma.

Darbiniekiem, kam tiks pielietoti nosacījumi atšķirīgi no standarta iestatījumiem Algu parametros, tos ir iespējams nodefināt (ielikt papildus) katra darbinieka līgumā atsevišķi (modulis Algas > Reģistri > Darbinieku līgumi). Ir iespējams norādīt papildus informāciju vai mainīt kādu no iestatījumiem balstoties uz parakstīta darba līguma nosacījumiem (piemēram, darba laika stundas, stundas likmi, utt.)

Lauki aizpildīšanai:

Datus laukos ir iespējams aizpildīt izmantojot funkciju 'Ievietot speciāli' vai uzspiežot uz lupu.

• Atjaunot aprēķina periodu - atzīmējot šo, programma veicot algas aprēķinu, automātiski paņems pilno periodu (piemēram, no 01.01.2020 līdz 31.01.2020). Ja šīs ķeksis nav atzīmēts, tad aprēķinā būs iespējams manuāli norādīt periodu. (piemēram, no 01.01.2020 līdz 15.01.2020, ja kādu iemeslu dēļ darbinieks strādāja īsāko periodu)

• Pārrēķinot aprēķinu dzēst vecās rindas - veicot algas aprēķina pārrēķinu, automātiski tiek dzēstas rindas no iepriekšēja aprēķina. 

• Aprēķinā ievietot visus nodokļu atskaites aprēķina tipus - veicot algas aprēķinu, aprēķinā tiks atspoguļoti visi algas formulas XALGA tipi. Pēc noklusējuma, šīm ķeksim jābūt vienmēr atzīmētam.
  
  

Vidējā alga

• Vidējās algas salīdzināšana ar aktīvo mēnesi - vidējās algas aprēķinā pārbauda, vai vidējā alga nav mazāka par līguma algu. Ja ir, tad par vidējo algu ņem līguma algu.

• Vidējās algas aprēķins par lielāku periodu - pēc noklusējuma periods ir 6 mēneši. Ja sešu mēnešu laikā darbiniekam nebija aprēķināta alga, tad programma automātiski paņems lielāku periodu.

• Vidējās algas aprēķins pēc konstantes - programma pielietos konstanti no Algas > Iestatījumi > Konstantes, kas atbilstu minimālās algas aktuālajai vērtībai (MINALGA - 620 EUR 2023.gadā). Ja aprēķinātā vidējā (vidējā alga pēc aprēķina, piem. 11,77) ir mazāka par minimālo vidējo summu (minimālā vidējā alga, piem. 13,48), tad aprēķinot prombūtnes kompensāciju tiks ņemta vērā lielākā vērtība.

• Stundu uzskaites vidējās algas aprēķinā - jāatzīmē, ja ir nepieciešams veikt vidējās algas aprēķinu pēc stundām, nevis dienām. Visiem darbiniekiem, pēc noklusējuma, vidējās algas aprēķinam tiks izmantota stundu vidējā izpeļņa. Ja šo aprēķinu ir nepieciešams veikt tikai konkrētām darbiniekam, tad Algas > Reģistri > Līgumi > sadaļā Papildu jāatzīmē Stundu uzskaite prombūtnes aprēķinā.

• Vidējās algas aprēķins pa objektiem - ja vēlaties algu izdevumus sadalīt pa objektiem (projektiem, izdevumu centriem), tad jāatzīmējiet šo opciju. Kā arī ir nepieciešams visus Operācijas tipus (Algas > Iestatījumi > Operācijas tipi), kuri piedālās algas aprēķinā, Ļaut sadalīt pa objektiem .

• Vidējam aprēķinam izmantot tekošo mēnesi, ja nav nostrādāti 6 mēneši - ja darbinieks ir nodarbināts mazāk par sešiem mēnešiem, tad dienas vai stundas vidējo izpeļņu aprēķina no darba samaksas par nostrādātajām dienām vai stundām, tās kopsummu dalot attiecīgi ar šajā periodā nostrādāto dienu vai stundu skaitu (piemēram, Ja darbinieks ir pieņemts darbā 2021. gada 1. aprīlī un tiek atbrīvots no darba 2021. gada 14. maijā, tad vidējo izpeļņu rēķina par visu darba attiecību periodu (maijs arī tiek ņemts vērā).
  
  

Atvaļinājums

• Atvaļinājumā neiekļaut brīvdienas- pēc noklusējuma šī pozīcija nav atzīmēta, kas nozīmē, ka atvaļinājuma aprēķinā figurē tikai darba dienas. Bet piemēram, 2024 gada jūnijā 24.datums iekrīt uz darba dienu (pirmdienu), kura oficiāli kļust par brīvdienu. Un ja atzīmēt šo ķeksi un veidot Prombūtnes ierakstu par periodu 17.06.2024 - 30.06.2024, programma pie ieraksta saglabāšanas parādīs informatīvo paziņojumu “Lūdzu pagariniet atvaļinājumu par 1 dienu/ -ām, kas iekrīt svētkos”.

• Izmantotais atvaļinājums pēc galvena laika klases - algu parametros var norādīt galveno laika klasi, kas tiks izmantota skaitot darbinieku izmantoto atvaļinājumu (piemēram, darbinieka laika klase rāda, ka viņš strādā 4 darba dienas nedēļā, bet atvaļināju skaita pēc 5 darba dienām nedēļā)

• Neiekļaut svētku dienas papildu atvaļinājumā - iestatījums netiek izmantots (tiks izņemts ārā)

• Uzkrātais atvaļinājums ievietojas pēdējā mēnesī - pēc noklusējuma šī pozīcija ir atzīmēta, lai, kad darba tiesiskās attiecības tiks izbeigtas un darbinieks ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu nebūs izmantojis, darba devējam ir pienākums izmaksāt atlīdzību par visu periodu, par kuru darbinieks nav izmantojis ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu pēdējā darba dienā.

Lauki aizpildīšanai:

Datus laukos ir iespējams aizpildīt izmantojot funkciju 'Ievietot speciāli' vai uzspiežot uz lupu.

• Pieprasīt departamentu darbinieka līgumā - veidojot Algas > Reģistri > Līgumi ierakstu, programma automātiski pieprasīs aizpildīt lauku Departaments

• Pieprasīt amatu darbinieka līgumā - veidojot Algas > Reģistri > Līgumi ierakstu, programma automātiski pieprasīs aizpildīt lauku Amats

• Ierobežotas pieejas rīkojumiem (dokumentiem) - ļauj visiem darbiniekiem izmantot Personāls > Reģistri > Dokumenti ar ierobežotu piekļuvi - redzot tikai savus Dokumentus.

• Kontrolēt darbiniekus laika tabulās - laika tabulās un laika tabulu plānos, saglabājot ierakstu, notiek pārbaude, vai ierakstā esošo darbinieku līgumi ir aktīvi (līgums nav izbeidzies) konkrētajā periodā

• Pārnest prombūtnes uz nākamo mēnesi, ja beigu datumi sakrīt ar aprēķinu - prombūtne tiks rādīta nākamajā aprēķinā, ja beigu datums prombūtnei ir tāds pats, kā aprēķina beigu datums

• Pieprasīt nodokļu grupu darbiniekam - veidojot Algas > Reģistri > Darbinieki ierakstu, programma automātiski pieprasīs aizpildīt lauku Nodokļu grupas

• Ievietot teksta kodu, ievietojot nodokļu grupu - tiklīdz Algas > Reģistri > Darbinieki ieraksta galvenē tiks aizpildīts lauks Nodokļu grupa, programma automātiski aizpildīs rindu Algas > Reģistri > Darbinieki > sadaļā Nodokļu grupas (EDS paraugs)

• Kārtot darbiniekus pēc vārda, uzvārda - strādā visos Eksportos un Dokumentos, veidojot Algu maksājumus, Laika tabulas, Maiņu grafikus, Vidējās algas aprēķinā

• Algu aprēķina atskaitē ievietot uzņēmuma informāciju - kontrolē, vai laižot Algas > Atskaites > Algu aprēķini uz exceli, failu vai buferi, tiks pievienoti uzņēmuma rekvizīti sākumā un paraksta personas beigās

• Brīdināt, ja piemaksas ieraksts ir par vairāk kā vienu mēnesi - ja ieraksts ir izveidots par vairāk kā vienu mēnesi, tad lietotājs tiks brīdināts. Piemaksas datuma lauki aizpildās balstoties uz to, kas tiek norādīts matricā. Matricā var netīšām savadīt citu mēnešu piemaksas, tāpēc var tikt atspoguļots lielāks periods.

• Ļaut ievadīt darbiniekus ar vienādu personas kodu - piemēram, gadījumā, kad vienas darba attiecības ir izbeigtas, tika veidotas citas darba attiecības un Darbinieka kartītes ierakstu jāveido no jauna.

• Veidot/atļaut personu ieraksts - veidojot jauna darbinieka kartītes ierakstu, programma automātiski izveidos ierakstu Sistēmas > Reģistri > Persona tiklīdz jaunam darbiniekam tiek izveidots līguma ieraksts (Algas > Reģistri > Līgumi). Sistēma > Reģistri > Personas ierakstā numuram tiek izmantots tas pats numurs kā Darbinieka kartītes ierakstam. Aizpildot Personas ierakstu no darbinieka kartītes tiks paņemta informācija: vārds uzvārds, p/k, banka, bankas konts, objekts. Izveidojot Personas ierakstu, Alga > Reģistri > Darbinieka kartītē > sadaļā Per.info > automātiski tiek aizpildīts lauks Lietotāja kods.

• Neveidot papildustundas no aktivitātēm - noklusējuma vērtība apkalpošanai “Veidot laika tabeles no aktivitātēm", kas neveidos Laika tabulās papildstundu rindas no aktivitātēm, bet ievietos visu laiku kā pamatdarbu.

• Laika tabulā ievietoto tikai apstiprinātas aktivitātes - noklusējuma vērtība apkalpošanai “Veidot laika tabeles no aktivitātēm", kas kontrolē kāda tipa aktivātes likt Laika tabulā - tikai apstiprinātās vai arī neapstiprinātās

Prombūtnes izmaksas sākuma datums

• Prombūtnes sākuma datums

• Pirmā kalendāra diena pirms sākuma datuma

• Pirmā darba diena pirms sākuma datuma

Lauki aizpildīšanai:

Datus laukos ir iespējams aizpildīt izmantojot funkciju 'Ievietot speciāli' vai uzspiežot uz lupu.

• Grāmatojuma komentārs - piemēram, "Algu aprēķini" - tas parādīsies laukā Teksts pēc automātiskas grāmatojuma izveidošanas

• Samaksas veids - atkarībā no uzņēmuma finanšu līdzekļu formām (bank1, bank2, kase utt.) var iestatīt, kā tiks izmantots konkrēts banks vai banka konts algu apmaksai. Iestatījumu Samaksa veids var atrast moduļos Piegādātāji / Realizācija > Iestatījumi> Samaksas veidi.

• Izmaksu tips - kods no moduļa Algas > Iestatījumi > Operāciju tipi (IZMAKSAI), kas tiks izmantots aprēķina formulā, kā arī dokumenta formas veidošanā

• Formula DDZ (darba dēvēja ziņojums) - formula tiek ņemta no Algas > Iestatījumi > EDS eksporta parametri

• Formula nerezidentiem IIN - formula tiek ņemta no Algas > Iestatījumi > EDS eksporta parametri

• Formula Paziņojumam par FP (fiziskām personām) - formula tiek ņemta no Algas > Iestatījumi > EDS eksporta parametri

Nodokļu grāmatojuma datums

• Šodiena

• Aprēķina perioda pēdējā dienā - stāv vienmēr pēc noklusējuma

Lauki aizpildīšanai:

Datus laukos ir iespējams aizpildīt izmantojot funkciju 'Ievietot speciāli' vai uzspiežot uz lupu.

• Summas operāciju tips - kods no Algas > Iestatījumi > Operāciju tipi (pēc noklusējuma vērtība ir aizpildīta no Etalona parauga datiem), kas tiks izmantots aprēķina formulā, kā arī dokumenta formas veidošanā. Piemēram, "STUNDA - Darba alga" var izmantot vienu kodu līguma algām (konkrēta summa mēnesī), bet citu kodu - algām, kur ir summētais darba laiks.

• Laika operāciju tips - kods no Algas > Iestatījumi > Operāciju tipi, kas tiks izmantots aprēķina formulā, kā arī dokumenta formas veidošanā. Piemēram, "STUNDUSK - Nostrādāto stundu skaits".

• Dienu operācijas tips - kods no Algas > Iestatījumi > Operāciju tipi, kas tiks izmantots aprēķina formulā, kā arī dokumenta formas veidošanā. Piemēram, "LTDIENAS - Laika tabulas dienas".

• Laika klase - kods no Person�