Word dokumentu formas izmantošana

Word dokumentu formas, kuras var izveidot (kuram Excellent piedāvā dokumenta paraugus):

• Piedāvājumi (sākot ar 8.5 2021-09-26-0383 versiju)

• Klientu pasūtījumi (sākot ar 8.5 2021-09-26-0383 versiju)

• Klientu pasūtījumi ar vairākām PVN likmēm (sākot ar 8.5 2022-06-16-0110 versiju)

• Rēķini (sākot ar 8.5 2021-09-26-0383 versiju)

• Rēķini ar vairākām PVN likmēm (sākot ar 8.5 2022-06-16-0110 versiju)

• Līgums (sākot ar 8.5 2021-09-26-0383 versiju)

• Salīdzināšanas akts Klientiem (sākot ar 8.5 2022-06-16-0110 versiju)

• Salīdzināšanas akts Piegādātājiem (sākot ar 8.5 2022-06-16-0110 versiju)

• Darbinieku līgumi (sākot ar 8.5 2022-10-22-0651 versiju)

• Dokumenti (personāls) (sākot ar 8.5 2022-10-22-0651 versiju)

• Algu aprēķinu un izmaksu saraksts (sākot ar 8.5 2022-10-22-0656 versiju)

• Algu aprēķini (Algu lapiņas) (sākot ar 8.5 2022-10-22-0656 versiju)

• Avansa norēķini (sākot ar 8.5 2022-10-11-0658 versiju)

• Darba laika uzskaites tabula (algas) (sākot ar 8.5 2022-10-11-0658 versiju)

• Personīgais konts (algas) (sākot ar 8.5 2022-10-11-0658 versiju)

• Atgādinājuma vēstules klientiem (Paziņojums par klienta neapmaksātiem rēķiniem) (sākot ar 8.5 2024-01-27-3480 versiju)

Word dokumenta veidnes sagatavošana

1. Lai izveidotu veidnes failu, jums jāizmanto MS Word. Failam ir jābūt .docx failam, pretējā gadījumā dokuments nesaņems aprēķinātās vērtības.

Word dokumentā katram laukam atbilst noteikts kods, kas noteiks kādu informāciju sistēma atspoguļos konkrētajā dokumentā atverot ieraksta “Print preview” iespēju vai saglabājot. Katrai formai izmantotie lauki nedaudz atškiras, tāpēc arī pieejamais lauku saraksts būs nedaudz savādāks. Sarakstu ar laukiem, kurus varat izmantot katrā Word dokumentā atrodams modulī Sistēma > Atskaites > Word lauku vērtības.

• Ieraksta tips - izmantojot Ievietot Speciāli funkcija, jāizvēlas no saraksta, izmantojot 'Ievietot speciāli' funkciju (Ctrl+Enter vai Cmd+Enter)

• Ieraksta ID - jāieraksta sagatavota ieraksta sistēmas numuru (piemēram, realizācijas rēķinam ar Nr. 2200001, ieraksta ID - 2200001)

Open

Open

1. Word dokumentā izvēlieties Insert > Field (dažreiz to var redzēt sadaļā Insert > Text > Field)
   
   

2. Kolonnā Categories izvēlieties "Mail merge"

3. Kolonnā Field names izvēlieties  "MergeField"

4. Ievades laukā norādiet formas veidnes kodu, kuru vēlaties ievietot dokumentā, piemēram "MERGEFIELD F_NUMMER" 
   
   

    

5. Kad esat noklikšķinājis uz "OK", dokumentā vajadzētu redzēt lauku, kas izskatās šādi

6. Tagad šiem laukiem varat lietot stilus (treknrakstu, pasvītrojumu utt.), taču esiet piesardzīgs — jūs vairs nevarat pārdēvēt lauku. Ja vēlaties pielāgot lauka nosaukumu, jums lauks ir jānodzēš un jāpievieno vēlreiz.

7. Atkārtojiet 1.-6. visiem laukiem, kas jāpievieno

Līdzīga loģika attiecas uz tabulu izveidi, kurās rindas tiktu aizpildītas dinamiski. Word dokumentā izveidojiet tabulas objektu un ievietojiet slejās MERGEFIELD laukus. Ir jānorāda tikai galvenes rinda (neobligāti) un viena rinda ar MERGEFIELDS iekšpusē. Kad sistēma ģenerē dokumentu, tā automātiski aizpilda tabulu ar visām ieraksta rindām.

Galīgajam dokumentam vajadzētu izskatīties līdzīgi zemāk redzamajam:

Word dokumenta papildus definēšanas nosacījumi:

Darbinieku līgumi

Lauki līgumam nāk balstoties uz moduli Personāls > Iestatījumi > Lauki dokumentos.

Iestatījumā jānodefinē, kurus laukus vajag paņemt un no kura reģistra.

Word formā tiek atbalstīts Amata, Līguma un Darbinieka kartītes ieraksti.

Piemēram:

Darbinieka e-pastam būtu jāizvēlas EPEmpVc reģistrs un eMail lauks

Tālrunim būtu jāizvēlas EPEmpVc reģistrs un Phone lauks

Dekl. adresei būtu jāizvēlas EPEmpVc reģistrs un OffAddr0 lauks

Profesijas kodam būtu jāizvēlas EPPostVc reģistrs un OfficialCode lauks

Profesijas nosaukumam būtu jāizvēlas EPPostVc reģistrs un PostName lauks

Pēc tam definētos laukus var izmantot Word formā ar jaunajiem nosaukumiem, Kodiem, kuri tika nodefinēti iestatījumā Lauki dokumentos.

Piemērā ir lauks Name1 no EPEmpVc (Darbinieka reģistra) nosaukts par Vards1. Word formā šo lauku jānodefinē kā F_VARDS1

Kontaktpersonas vārds un amats dokumentos

Tādus dokumentus kā Piedāvajums, Klientu pasūtījums, Rēķins un citus var papildināt ar paraksta tiesīgas personas Vārdu, Uzvārdu un Amatu.

To var nodefinēt CRM / Piegādātāji / Realizācija > Reģistri > Kontakti > norādot kontaktpersonas amatu kontakta ierakstā > sadaļās Komentārs > laukā Amats

Word dokumentā tiek izmantotie sekojošie kodi:

Kontaktpersonai - F_ERREFERENS

Amatam - F_CONTACTJOBTITLE

Personīgais konts (algas)

Lai dokumenta izdrukā atspoguļotos Atalgojuma lauks, šo informāciju jāieraksta Darbinieka kartītē (Algas > Reģistri > Darbinieki > Darba attiecības > Komentārs)

Kā pārbaudīt vai Word dokumenta saglabātais kods ir korekts?

Koriģējot Word dokumentā esošos kodus, bieži kodi tiek kopēti vai pārrakstīti.

Piemēram, tekstā ievietojam kodu F_CONTACTJOBTITLE

saprotam, ka kods ir kļūdains un tā vietā, lai atkārtot koda ievietošanas pilno procesu (Insert > Text > Field ...), vienkārši ievietojam kursoru kodā un pierakstam manuāli F_CONTACTJOBDESC.

Lai pārbaudītu kāds kods tiešam ir saglabāts Word dokumentā, uz tastatūrās jāuzspiž option (Alt) + F9 (Windows), option+fn+F9 (Mac) un sameklēt vietu, kur tika mainīts kods. Tas izskatīsies šādi

kā ir redzams saglabātais kods joprojām ir F_CONTACTJOBTITLE nevis F_CONTACTJOBDESC.

Ja Windows nereaģē uz komandu options + F9, tas nozīmē, ka uzstādījumos nav atzīmēts iestatījums “Rādīt lauku kodus, nevis to vērtības”. To ir iespējams aktivizēt - Fails - Opcijas - Papildu, zem ieraksta Dokumenta satura radīšana.

Veidņu iestatīšana:

1. Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > Citi servisi > Word dokumentu drukāšana > aktivizēt pakalpojumu, uzspiežot pogu Aktivizēt

• Komentārs
  
  

• Dokuments, izmantojot Ievietot speciāli funkciju (jāizvēlas no saraksta)

• Rēķiniem ir iespēja atlasīt pēc rēķina tipiem (Rēķini, Skaidra nauda, Kredītrēķini), izmantojot Ievietot speciāli funkciju

Matricā jūs atradīsiet 3 laukus:
Valoda — darbojas tāpat kā standarta dokumentu drukāšanas funkcionalitāte, lai filtrētu dokumenta formu, pamatojoties uz drukātā ieraksta valodu (ar valodu saprot ne tikai svešvalodas, bet arī dažādus dokumenta variantus)

Ja kādam reģistram (piemēram, Rēķini) jūs izmantojāt vairākas Word formas (vairākas valodas), tad

1. Modulī Sistēma  > Iestatījumi > Word dokumentu formu definīcijas > ierakstos jānodefinē Valodu

2. Modulī Realizācija > Reģistri > Rēķini > sadaļā “Nos. nosacījumi” > laukā Valoda jānodefinē valodu

Valodu pievienotjet modulī Sistēma > Iestatījumi > Valoda.

Veidne - izmantojiet Ievietot Speciāli, lai pievienotu failu no saraksta. Veidnes saraksts veidojas no pievienotiem dokumentiem Arhīvā

Pirmais lauks tabulā - lai tabula drukātu vairākas rindiņas, norādiet pirmo tabulas lauku, piem., F_ROWNR

Lietošana

Atveriet Rēķina, Piedāvājuma, Klientu pasūtījuma vai Līguma ierakstu sistēmā:

• izvēlieties 'Veidot' Izveidot >> E-pasts. Izveidojot e-pastu, dokuments saglabāsies e-pasta "Arhīvā" (zem saspraudes)

• piespiediet pogas Drukāt vai Priekšskatījums un saglabājiet dokumentu savā datorā.

Missing Plug-in

Ja Priekšskatījuma logs ir tukšs - piemēram, no Rēķina ieraksta mēģinot atvērt Priekšskatījuma logu, nospiežot uz Priekšskatījuma pogu, ekrānā atvērās logs ar uzrakstu “Missing Plug-In”. Tad jūsu datorā jāiztīra visus vecus PDF failus Plug-In mapē.

Atveriet sava datorā Library > Internet Plug-ins un nodzēsiet visus PDF failus tājā.

Paziņojums par neapmaksātiem rēķiniem un Salīdzināšanas akts

Veidojot dokumentus Realizācija > Dokumenti:

• Paziņojums par neapmaksātiem rēķiniem

• Salīdzināšanas akts (uz atskaites Pārskats par klientiem bāzes)

obligāti jāaizpilda lauku Klients specifikācijas logā.

Salīdzinājumā ar iebūvētajām (standarta formām), kur gadījumā, ja lauku Klients atstāsiet tukšu, programma veidos/ drukās dokumentus visiem klientiem, Word dokumentu var veidot / drukāt vienam, konkrētam klientam.

Ja izmantojot Word dokumentu, lauku Klients specifikācijas logā atstāsiet tukšu un apstiprināsiet (uzspiežot OK pogu), tad programma rādīs paziņojumu, ka obligāti jāaizpilda lauku Klients.

Word dokumentu paraugi (.docx)

• Piedāvājumi PIEDAVAJUMS.docx

• Klientu pasūtījumi KL.PASUTIJUMS.docx

• Klientu pasūtījumi ar vairākām PVN likmēm KL.PASUTIJUMS_PVN_likmes.docx

• Rēķini

• Rēķini ar vairākām PVN likmēm 

• Līgums LIGUMS.docx

• Salīdzināšanas akts Klientiem SALIDZ_AKTS_KLIENTI.docx;

• Salīdzināšanas akts Piegādātājiem SALIDZ_AKTS_PIEGADATAJI.docx; SALIDZ_AKTS_PIEGADATAJI2.docx;

• Darbinieku līgumi DARBA LĪGUMS.docx

• Dokumenti (personāls) RIKOJUMS.docx

• Algu aprēķinu un izmaksu saraksts ALGU APREKINU UN IZMAKSU SARAKSTS.docx

• Algu aprēķini (Algu lapiņas) ALGU LAPINA.docx

• Avansa norēķini Avansa norēķins.docx (sākot ar 8.5 2023-06-12-0737 versiju) (sākot ar 8.5 2024-10-16-6479 versiju)

• Darba laika uzskaites tabula (algas) DARBA LAIKA UZSKAITES TABULA.docx (sākot ar 8.5 2023-06-12-0737 versiju)

• Personīgais konts (algas) (sākot ar 8.5 2023-06-12-0737 versiju)

• Atgādinājuma vēstules klientiem (Paziņojums par klienta neapmaksātiem rēķiniem) (sākot ar 8.5 2024-01-27-3480 versiju)