Word dokumentu formas izmantošana

1. Word dokumentu formas, kuras var izveidot (kuram Excellent piedāvā dokumenta paraugus):

• Piedāvājumi (sākot ar 8.5 2021-09-26-0383 versiju)

• Klientu pasūtījumi (sākot ar 8.5 2021-09-26-0383 versiju)

• Klientu pasūtījumi ar vairākām PVN likmēm (sākot ar 8.5 2022-06-16-0110 versiju)

• Rēķini (sākot ar 8.5 2021-09-26-0383 versiju)

• Rēķini ar vairākām PVN likmēm (sākot ar 8.5 2022-06-16-0110 versiju)

• Rēķins - soda nauda (sākot ar 8.5 2024-10-16-6499 versiju)

• Līgums (sākot ar 8.5 2021-09-26-0383 versiju)

• Salīdzināšanas akts Klientiem (sākot ar 8.5 2022-06-16-0110 versiju)

• Salīdzināšanas akts Piegādātājiem (sākot ar 8.5 2022-06-16-0110 versiju)

• Darbinieku līgumi (sākot ar 8.5 2022-10-22-0651 versiju)

• Dokumenti (personāls) (sākot ar 8.5 2022-10-22-0651 versiju)

• Algu aprēķinu un izmaksu saraksts (sākot ar 8.5 2022-10-22-0656 versiju)

• Algu aprēķini (Algu lapiņas) (sākot ar 8.5 2022-10-22-0656 versiju)

• Avansa norēķini (sākot ar 8.5 2022-10-11-0658 versiju)

• Darba laika uzskaites tabula (algas) (sākot ar 8.5 2022-10-11-0658 versiju)

• Personīgais konts (algas) (sākot ar 8.5 2022-10-11-0658 versiju)

• Atgādinājuma vēstules klientiem (Paziņojums par klienta neapmaksātiem rēķiniem) (sākot ar 8.5 2024-01-27-3480 versiju)

• Rīkojums par pamatlīdzekļa pieņemšanu/ nodošanu ekspluatācijā (sākot ar 8.5 2024-10-16-6490 versiju)

• Akts par pamatlīdzekļa pieņemšanu/ nodošanu ekspluatācijā (sākot ar 8.5 2024-10-16-6490 versiju)

• Pamatlīdzekļa uzskaites kartīte (sākot ar 8.5 2024-10-16-6490 versiju)

• Savstarpējo prasījumu ieskaits (sākot ar 8.5 2025-06-26-9126 versiju)

• Pasūtījums (piegādātājam) (sākot ar 8.5 2024-10-16-6499 versiju)

• Nosūtīšanas pavadzīme (negrāmatota) (sākot ar 8.5 2024-10-16-6499 versiju)

• Nosūtīšanas preču pavadzīme (grāmatota) (sākot ar 8.5 2024-10-16-6499 versiju)

2. Word dokumenta veidnes sagatavošana

1. Lai izveidotu veidnes failu, jums jāizmanto MS Word. Failam ir jābūt .docx failam, pretējā gadījumā dokuments nesaņems aprēķinātās vērtības.

Word dokumentā katram laukam atbilst noteikts kods, kas noteiks kādu informāciju sistēma atspoguļos konkrētajā dokumentā atverot ieraksta “Print preview” iespēju vai saglabājot. Katrai formai izmantotie lauki nedaudz atškiras, tāpēc arī pieejamais lauku saraksts būs nedaudz savādāks. Sarakstu ar laukiem, kurus varat izmantot katrā Word dokumentā atrodams modulī Sistēma > Atskaites > Word lauku vērtības.

• Ieraksta tips - izmantojot Ievietot Speciāli funkcija, jāizvēlas no saraksta, izmantojot 'Ievietot speciāli' funkciju (Ctrl+Enter vai Cmd+Enter)

• Ieraksta ID - jāieraksta sagatavota ieraksta sistēmas numuru (piemēram, realizācijas rēķinam ar Nr. 2200001, ieraksta ID - 2200001)

Open

Open

1. Word dokumentā izvēlieties Insert > Field (dažreiz to var redzēt sadaļā Insert > Text > Field)
   
   

   Open

   

2. Kolonnā Categories izvēlieties "Mail merge"

3. Kolonnā Field names izvēlieties  "MergeField"

4. Ievades laukā norādiet formas veidnes kodu, kuru vēlaties ievietot dokumentā, piemēram "MERGEFIELD F_NUMMER" 
   
   

   Open

   

    

5. Kad esat noklikšķinājis uz "OK", dokumentā vajadzētu redzēt lauku, kas izskatās šādi

   Open

   

6. Tagad šiem laukiem varat lietot stilus (treknrakstu, pasvītrojumu utt.), taču esiet piesardzīgs — jūs vairs nevarat pārdēvēt lauku. Ja vēlaties pielāgot lauka nosaukumu, jums lauks ir jānodzēš un jāpievieno vēlreiz.

7. Atkārtojiet 1.-6. visiem laukiem, kas jāpievieno

Līdzīga loģika attiecas uz tabulu izveidi, kurās rindas tiktu aizpildītas dinamiski. Word dokumentā izveidojiet tabulas objektu un ievietojiet slejās MERGEFIELD laukus. Ir jānorāda tikai galvenes rinda (neobligāti) un viena rinda ar MERGEFIELDS iekšpusē. Kad sistēma ģenerē dokumentu, tā automātiski aizpilda tabulu ar visām ieraksta rindām.

Galīgajam dokumentam vajadzētu izskatīties līdzīgi zemāk redzamajam:

Open

Word dokumenta papildus definēšanas nosacījumi:

2.1. Darbinieku līgumi

Lauki līgumam nāk balstoties uz moduli Personāls > Iestatījumi > Lauki dokumentos.

Open

Iestatījumā jānodefinē, kurus laukus vajag paņemt un no kura reģistra.

Word formā tiek atbalstīts Amata, Līguma un Darbinieka kartītes ieraksti.

Piemēram:

Darbinieka e-pastam būtu jāizvēlas EPEmpVc reģistrs un eMail lauks

Tālrunim būtu jāizvēlas EPEmpVc reģistrs un Phone lauks

Dekl. adresei būtu jāizvēlas EPEmpVc reģistrs un OffAddr0 lauks

Profesijas kodam būtu jāizvēlas EPPostVc reģistrs un OfficialCode lauks

Profesijas nosaukumam būtu jāizvēlas EPPostVc reģistrs un PostName lauks

Open

Pēc tam definētos laukus var izmantot Word formā ar jaunajiem nosaukumiem, Kodiem, kuri tika nodefinēti iestatījumā Lauki dokumentos.

Open

Piemērā ir lauks Name1 no EPEmpVc (Darbinieka reģistra) nosaukts par Vards1. Word formā šo lauku jānodefinē kā F_VARDS1

2.2. Kontaktpersonas vārds un amats dokumentos

Tādus dokumentus kā Piedāvajums, Klientu pasūtījums, Rēķins un citus var papildināt ar paraksta tiesīgas personas Vārdu, Uzvārdu un Amatu.

To var nodefinēt CRM / Piegādātāji / Realizācija > Reģistri > Kontakti > norādot kontaktpersonas amatu kontakta ierakstā > sadaļās Komentārs > laukā Amats

Open

Word dokumentā tiek izmantotie sekojošie kodi:

Kontaktpersonai - F_ERREFERENS

Amatam - F_CONTACTJOBTITLE

2.3. Personīgais konts (algas)

Lai dokumenta izdrukā atspoguļotos Atalgojuma lauks, šo informāciju jāieraksta Darbinieka kartītē (Algas > Reģistri > Darbinieki > Darba attiecības > Komentārs)

Open

Open

2.4. Kā pievienot lauku “Piezīmes” Word dokumentu formās"

Sākot ar versiju nr. 8.5 2024-10-16 Standard Books un Standard ERP ir iespējams pievienot piezīmi (bez simbolu ierobežojumiem) konkrētam Rēķina, Klienta pasūtījuma un Piedāvājuma ierakstam, kas parādīsies uz Word dokumentu formas. Vairāk lasiet ŠEIT.

Open

2.5. Citas informācijas pievienošana

Sākot ar versiju nr. 8.5 2025-06-26-9127 ir iespēja Word dokumentos pievienot papildus informāciju:

• uzrādīt vairāk zīmes aiz komata nekā attiecīgais standarta lauks atļauj;

• iekļaut rēķinā papildus informāciju (piemēram, promo tekstu vai papildus instrukcijas), ja tiek izpildīti kādi nosacījumi (piem., ja rēķina summa pārsniedz X, uzrādīt atlaides kodu nākamajam pirkumam);

• tulkot sistēmas rindas rēķinos - ja iepriekš, piemēram, informācija par Priekšapmaksu, Kreditēto rēķinu vai izmantoto dāvanu karti Word formā joprojām uzrādījās sistēmas valodā, šobrīd ir iespējams šos laukus izdrukāt attiecīgā rēķina valodā.

Lai to paveiktu:

1.Sistēma > Atskaites > Word lauku vērtības - sameklējiet attiecīgā lauka kodu, kuru ir nepieciešams iekļaut vai pārveidot attiecīgajā dokumentā. Izmantojot laukus, varat atsaukties uz viena līmeņa laukiem (galvenes laukiem varat izmantot citus galvenes laukus, bet rindu laukiem varat izmantot tikai šīs rindas laukus).

2.Sistēma > Iestatījumi > Word dokumentu formu lauki - izveidojiet jaunu ierakstu

Open

Komentārs - jūsu izvēlēts darbības apraksts

Dokuments - Word dokumentu forma, kurai šī darbība tiks piemērota

Valoda - vairāk lasiet šeit Word dokumentu formas izmantošana | 4. Veidņu iestatīšana:Preview

Word formas lauks - lauka nosaukums uz Word dokumenta (atverot ar Word programmu), ar kuru tiks aizstāts “lauks”

Lauks - lauka nosaukums programmā (tas pats vai kas tiks aizstāts)

Operators - salīdziniet “Lauks” ar “Parametrs”

Parametrs - vērtība, kas jāsalīdzina ar lauka “Lauks” vērtību. (piem. Operators >, parametrs 500, lauks KOPĀ, word formas lauks ATLAIDE, tad, ja dokumenta kopsumma būs lielāka par 500, konkrētajā laukā parādīsies teksts, kas norādīts laukā Rezultāts)

Open

Rezultāts - redzamais teksts, kas aizstās “Word formas lauks” formulu, piemēram:

→ teksts (jekāds jūsu izvēlēts teksts kā piemērā zemāk)

→ formula Round(5) - Noapaļo decimālvērtību līdz norādītajam decimālzīmju skaitam (šeit - 5). Var būt daži izņēmumi, kuriem laukiem šī funkcija ir pieejama.

→ formula CurrentDate()- ievietos šodienas datumu
→ formula GetYear() - ievietos dokumentā norādītā datuma gadu
→ formula GetMonth() - ievietos dokumentā norādītā datuma mēnesi
→ formula GetDay() - ievietos dokumentā norādītā datuma dienu
→ formula CurrentTime() - ievietos pašreizējo laiku
→ formula DateToString(format) - konvertēs datumu jebkurā formātā (piemēram, DateToString(YYYY-MM-DD) )

Piemērs:

Open

Pēc aizvietošanas:

Open

3. Kā pārbaudīt vai Word dokumenta saglabātais kods ir korekts?

Koriģējot Word dokumentā esošos kodus, bieži kodi tiek kopēti vai pārrakstīti.

Piemēram, tekstā ievietojam kodu F_CONTACTJOBTITLE

Open

saprotam, ka kods ir kļūdains un tā vietā, lai atkārtot koda ievietošanas pilno procesu (Insert > Text > Field ...), vienkārši ievietojam kursoru kodā un pierakstam manuāli F_CONTACTJOBDESC.

Open

Lai pārbaudītu kāds kods tiešam ir saglabāts Word dokumentā, uz tastatūrās jāuzspiž option (Alt) + F9 (Windows), option+fn+F9 (Mac) un sameklēt vietu, kur tika mainīts kods. Tas izskatīsies šādi

Open

kā ir redzams saglabātais kods joprojām ir F_CONTACTJOBTITLE nevis F_CONTACTJOBDESC.

4. Veidņu iestatīšana:

1. Sistēma > Iestatījumi > E-pakalpojumu iestatījumi > Citi servisi > Word dokumentu drukāšana > aktivizēt pakalpojumu, uzspiežot pogu Aktivizēt

Open

• Komentārs
  
  

• Dokuments, izmantojot Ievietot speciāli funkciju (jāizvēlas no saraksta)

• Rēķiniem ir iespēja atlasīt pēc rēķina tipiem (Rēķini, Skaidra nauda, Kredītrēķini), izmantojot Ievietot speciāli funkciju

Matricā jūs atradīsiet 3 laukus:
Valoda — darbojas tāpat kā standarta dokumentu drukāšanas funkcionalitāte, lai filtrētu dokumenta formu, pamatojoties uz drukātā ieraksta valodu (ar valodu saprot ne tikai svešvalodas, bet arī dažādus dokumenta variantus)

Ja kādam reģistram (piemēram, Rēķini, Kl.Pasūtījumi, u.c.) jūs izmantojāt vairākas Word formas (vairākas valodas), tad

1. Modulī Sistēma  > Iestatījumi > Word dokumentu formu definīcijas > ierakstos jānodefinē Valodu

2. Attiecīgajā ierakstā, piem. modulī Realizācija > Reģistri > Rēķini > sadaļā “Nos. nosacījumi” > laukā Valoda jānodefinē valodu

Valodu pievienojiet modulī Sistēma > Iestatījumi > Valoda.

Open

Open

Veidne - izmantojiet Ievietot Speciāli, lai pievienotu failu no saraksta. Veidnes saraksts veidojas no pievienotiem dokumentiem Arhīvā

Open

Pirmais lauks tabulā - lai tabula drukātu vairākas rindiņas, norādiet pirmo tabulas lauku, piem., F_ROWNR

Open

Ja aizvietojot esošo lauku kodu ar jaunu, kāds lauks neatspoguļo to informāciju, ko vēlaties redzēt, tad varat ieslēgt paplašināto režīmu, lai pārbaudītu. Nospiežot Alt + Fn + F9 MS Word programmā (Fn + option + F9 Mac), var ieslēgt režīmu, kas parādīs Merge lauku definīcijas. Pārbaudiet konkrēto lauku un tā vērtību šajā skatā.

Open

5. Lietošana

Atveriet Rēķina, Piedāvājuma, Klientu pasūtījuma vai Līguma ierakstu sistēmā:

• izvēlieties 'Veidot' Izveidot >> E-pasts. Izveidojot e-pastu, dokuments saglabāsies e-pasta "Arhīvā" (zem saspraudes)

• piespiediet pogas Drukāt vai Priekšskatījums un saglabājiet dokumentu savā datorā.

5.1. Missing Plug-in

Ja Priekšskatījuma logs ir tukšs - piemēram, no Rēķina ieraksta mēģinot atvērt Priekšskatījuma logu, nospiežot uz Priekšskatījuma pogu, ekrānā atvērās logs ar uzrakstu “Missing Plug-In”. Tad jūsu datorā jāiztīra visus vecus PDF failus Plug-In mapē.

Open

Open

Atveriet sava datorā Library > Internet Plug-ins un nodzēsiet visus PDF failus tājā.

Open

Open

5.2. Paziņojums par neapmaksātiem rēķiniem un Salīdzināšanas akts

Veidojot dokumentus Realizācija > Dokumenti:

• Paziņojums par neapmaksātiem rēķiniem

• Salīdzināšanas akts (uz atskaites Pārskats par klientiem bāzes)

obligāti jāaizpilda lauku Klients specifikācijas logā.

Salīdzinājumā ar iebūvētajām (standarta formām), kur gadījumā, ja lauku Klients atstāsiet tukšu, programma veidos/ drukās dokumentus visiem klientiem, Word dokumentu var veidot / drukāt vienam, konkrētam klientam.

Ja izmantojot Word dokumentu, lauku Klients specifikācijas logā atstāsiet tukšu un apstiprināsiet (uzspiežot OK pogu), tad programma rādīs paziņojumu, ka obligāti jāaizpilda lauku Klients.

Open

Open

6. Word dokumentu paraugi (.docx)