Norēķini pēc līgumiem vai kā sagatavot periodiskos rēķinus?
Saturs:
Modulis Norēķini pēc līgumiem paredzēts uzņēmumiem, kuri piedāvā preces un pakalpojumus, par kuriem regulāri, ik pēc noteikta laika intervāla tiek izrakstīti rēķini, piemēram, īre, abonēšanas vai apkalpošanas līgumi.
Visi līgumi tiek glabāti reģistrā 'Līgumi', bet periodiskie rēķini tiek izveidoti vēlāk ar speciālas apkalpošanas palīdzību. Rēķini tiek nosūtīti uz Realizācijas moduli, kur tiek apstrādāti kā parasti rēķini.
Līguma ievadīšana
Logā ‘Līgumi: Pārskats’ noklikšķiniet uz pogas 'Veidot' - 'Jauns līgums' vai izmantojiet taustiņu kombināciju Ctrl-N (Windows un Linux) vai ⌘-N (Mac).
Sadaļā 'Termiņi'
Sākuma datums
Ievietot Speciāli (Cmd+Enter/Ctrl+Enter) izvēlieties datumu
Datums, no kura līgums stājas spēkā. Lai no līguma varētu izrakstīt rēķinu, šis lauks obligāti jāaizpilda.
Beigu datums
Ievietot Speciāli izvēlieties datumu
Līguma perioda beigu datums. Lai no līguma varētu izveidot rēķinu, izmantojot izvēlnes 'Veidot' funkciju 'Rēķins', šis lauks obligāti jāaizpilda, taču izmantojot Apkalpošanas funkciju 'Veidot līgumu rēķinus' tas var būt tukšs.
Par “līguma periodu” tiek saukts periods no sākuma līdz beigu datumam. Līguma periods rēķinu izrakstīšanai tiek sadalīts īsākos periodos, izmantojot perioda tipa opcijas un lauku ‘Termiņš’ (sk. tālāk). Tie tiek saukti par “rēķinu periodiem”. Rēķinu veidošanas funkcionalitāte var izveidot rēķinus tikai par pilniem periodiem, tāpēc pārliecinieties, lai sākuma un beigu datumi līgumā būtu ievadīti pareizi. Piemēram, ja līguma periods ir viens gads un rēķini jāizraksta pa mēnešiem, gadījumā, ja biegu datums nedaudz pārsniegs gada robežas, tiks izrakstīts rēķins par pilnu trīspadsmito mēnesi. Ja sākuma datums ir 27/10/2021, kā beigu datumu norādot 27/10/2022, tiks izrakstīts rēķins par vienu lieku mēnesi. Norādot 26/10/2022 - rēķins tiks izrakstīts par vienu gadu.
Līguma datums
Ievietot Speciāli izvēlieties datumu
Datums, kurā tika izveidots līguma ieraksts. Izveidojot ierakstu šis lauks tiek automātiski aizpildīts ar šodienas datumu, bet nepieciešamības gadījumā to var labot manuāli.
Pēdējā rēķina datums
Ievietot Speciāli izvēlieties datumu
Līguma periods rēķinu izrakstīšanai tiek sadalīts īsākos periodos, izmantojot perioda tipa opcijas un lauku ‘Termiņš’ (sk. tālāk). Pēc katra rēķina izrakstīšanas, šeit tiek ievietots rēķina perioda sākuma datums, ņemot vērā rēķina parametru opcijas (sk. tālāk).
Lauks tiek atjaunināts automātiski, ja rēķini tiek veidoti, izmantojot Apkalpošanas funkciju 'Veidot līgumu rēķinus' vai izvēlnes 'Veidot' funkciju 'Rēķins'.
NB! Ja līguma rēķins tiek kreditēts, būs jāveido jauns rēķins. Lai nodrošinātu, ka tas tiks izrakstīts, nākamreiz, palaižot Apkalpošanas funkciju 'Veidot līgumu rēķinus', izmainiet datumu uz iepriekšējo rēķina perioda datumu. Esiet uzmanīgi, jo rēķinu ir iespējams nokopēt un tādējādi izjaukt līguma periodu struktūru.
Nākamā cenas izmaiņa
Ievietot Speciāli izvēlieties datumu
Norādiet agrāko datumu, ar kuru varēs atjaunināt līguma cenas un citus datus. Apkalpošanas funkcija 'Atjaunināt līgumus' neatjauninās līgumu, ja tā ierakstā šis datums būs vēlāks, nekā apkalpošanā izmantotais.
Pēdējā cenas izmaiņas
Šajā laukā tiek rādīts datums, kad Apkalpošanas funkcija 'Atjaunināt līgumus' pēdējo reiiz atjauninājusi līguma cenas. Tas paredzēts tikai informatīviem nolūkiem un nav maināms.
Atcelšanas datums
Ievietot Speciāli izvēlieties datumu
Ja līgums tiek lauzts, šeit norādiet tā izbeigšanas datumu. Rēķini tiks veidoti tikai par periodu līdz šim datumam (t.i., līguma periods būs no sākuma datuma līdz atcelšanas datumam).
NB! Līguma periods rēķinu izrakstīšanai tiek sadalīts īsākos periodos, izmantojot perioda tipa opcijas un lauku ‘Termiņš’ (sk. tālāk). Rēķinu veidošanas funkcionalitātes var izveidot rēķinus tikai par pilniem periodiem, tāpēc, ja atcelšanas datums ietilps perioda vidū, rēķins tiks izrakstīts par visu periodu, piemēram 1 mēnesi, bet ne vēlāk. Apkalpošanas funkciju 'Atcelt neapmaksātos līgumus' var izmantot, lai atceltu līgumus, kuru rēķini nav apmaksāti. Funkcija meklēs līgumu rēķinus, kuru apmaksa ir kavēta noteiktu dienu skaitu, un atbilstošajiem līgumiem šajā laukā ievietos pašreizējo datumu.
Faktors
Šis ir vispārīgs reizinātājs, kas tiek attiecināts uz visiem artikuliem līguma ierakstā. Tas noderēs līgumiem ar ikgadējo maksu, kam rēķini tiek izrakstīti pa daļām. Piemēram, ja artikula cena ir norādītā par 1 gadu, bet līgumam rēķini jāizraksta katru mēnesi, sadaļā 'Artikuli' kā faktoru jānorāda 0,083 (1/12), kas ļaus sistēmai izveidot ikmņešan rēķinus.
Klase
Ievietot Speciāli Moduļa Norēķini pēc līgumiem sagatavošana Līgumu klases
Norādīt līguma klasi (ja tāda ir). Līgumu klases ļauj veidot līgumu analīzi atskaitēm vai prioritāšu noteikšanai.
NB! Izmantojot Apkalpošanas funkciju 'Veidot līgumu rēķinus', var izvēlēties veidot rēķinus tikai konkrētai līgumu klasei.
Periods, Termiņš
Šīs opcijas tiek izmantotas līguma perioda sadalīšanai īsākos rēķinu periodos. Rēķina periods var būt konkrēts dienu vai mēnešu skaits: izvēlieties nepieciešamo opciju un laukā ‘Termiņš’ ievadiet atbilstošo skaitu. Piemēram, izvēloties opciju ‘Dienas’ un termiņa laukā ievadot 30, rēķins tiks izrakstīts ik pēc 30 dienām, bet izvēloties opciju ‘Mēneši’ un kā termiņu norādot 6, katru pusgadu tiks izrakstīts viens rēķins.
NB! Lai par līgumu varētu izveidot rēķinu, lauks ‘Termiņš’ obligāti jāaizpilda.
Rēķins, Dienas
Šīs opcijas ļauj kontrolēt rēķinu veidošanas laiku, līdzīgi kā rēķinu periodi. Piemēram, ja līguma sākuma datums ir 1. janvāris un rēķini jāizraksta katru mēnesi, rēķina periods sāksies ar katra mēneša pirmo datumu. Atzīmējot opciju ‘Pirms perioda’ un laukā ‘Dienas’ ievadot 10, rēķini tiks izrakstīti desmit dienas pirms katra perioda sākuma (katru mēnesi). Ja nomainīsiet to uz opciju ‘Pēc perioda’, rēķini tiks izrakstīti desmit dienas pēc katra perioda beigām.
NB! Ja Apkalpošanas funkcijas 'Veidot līgumu rēķinus' specifikāciju logā nebūs norādīts savādāk, šīs opcijas arī noteiks katra rēķina datumu. Līdzīgi, ja rēķinu izveidošanai par visu līguma periodu uzreiz izmantosiet izvēlnes 'Veidot' funkciju 'Rēķinu', šo rēķinu datumus arī noteiks šīs opcijas.
Paraksts
Atzīmējiet izvēles rūtiņu, ja klients ir parakstījis līgumu. Logā ‘Līgumi: Pārskats’ atrodas kolonna, pēc kuras iespējams kārtot ierakstus, atspoguļojot katra līguma pieņemšanas statusu, tādējādi viegli un ātri varat atrast līgumus, kuri ir vai nav parakstīti.
Apstiprināts
Izvēles rūtiņa ’Apst.’ jāatzīmē tad, kad līgums pilnībā ievadīts un parakstīts. Rēķinus būs iespējams izveidot tikai pēc tam, kad šī rūtiņa būs atzīmēta. Līguma ierakstu joprojām varēs mainīt, taču tā dzēšana un artikulu rindu pievienošana sadaļā 'Artikuli' nebūs iespējama.
NB! Par apstiprinātiem līgumiem tiek saukti līgumi, kuru ierakstos atzīmēta izvēles rūtiņa ‘Apst.’.
Sadaļa 'Artikuli'
Līguma artikuli jāievada ieraksta sadaļā ‘Artikuli’. Tie visi tiks iekļauti līguma rēķinā, katru reizi tā veidošanai izmantojot Apkalpošanas funkciju 'Veidot līgumu rēķinus'.
Līgumu ieraksta tabulas ir sadalīta septiņās horizontālās sadaļās, un katrā no tām ir papildu kolonnas. Noklikšķinot uz kādas no sadaļām (A-H), tiks aizstātas divas līdz trīs labās puses kolonnas.
Pirms sākat aizpildīt līguma artikulu tabulu, pārliecinieties, vai ir norādīta pareizā valūta un tās kurss (sadaļā ‘Valūta'). Ja ir norādīts valūtas kurss, visas reģistrā 'Artikuli’ norādītās cenas tiks konvertētas. Ja valūtas kursu maināt pēc tam, kad tabulai jau aizpildītas rindas, artikulu cenas netiks konvertētas.
Lai līgumam pievienotu rindu, noklikšķiniet jebkurā pirmās brīvās rindas laukā un ievadiet atbilstošo informāciju. Lai rindu izdzēstu, noklikšķiniet kreisajā pusē uz rindas numura un nospiediet taustiņu Backspace. Lai ievietotu rindu, noklikšķiniet uz tās rindas numura, kur vēlaties ievietot rindu, un nospiediet Enter. Ja līgums ir apstiprināts un saglabāts, rindu dzēšana un ievietošana vairs nav iespējama.
Sadaļa A
Artikuls
Ievietot Speciāli reģistrs Artikuli
Ievietojiet kursoru šajā laukā un ievadiet katra līgumā iekļaujamā artikula numuru vai svītru kodu: parasti tas būs artikuls, kas tiek regulāri piegādāts (piem., žurnāla abonements) vai maksa par apkalpošanu. Artikula cena, nosaukums un pārējā informācija tiks ievietota no artikula ieraksta. Ja šo lauku neaizpildāt, laukā ‘Nosaukums’ varat ievadīt jebkādu tekstu, piemēram, varat izmantot rindu papildu komentāriem, kas jāiekļauj līguma un rēķina izdrukā.
Daudz.
Norādiet piedāvāto vienību skaitu.
Ja sadaļas 'Termiņi' laukā ‘Faktors’ ir norādīta vērtība, katra artikula daudzums visos no līguma izveidotajos rēķinos tiks reizināts ar faktora vērtību.
Nosaukums
Pēc noklusējuma no artikula
Šajā laukā tiek rādīts artikula nosaukums, kas tiek ievietots no reģistra ‘Artikuli. Varat pievienot papildu komentāru: iespējams ievadīt līdz 100 rakstzīmēm. Ja nepieciešams vairāk vietas, varat turpināt teksta ievadi nākamajā rindā.
Vienības cena
Artikula vienības cena, kāda norādīta klientam spēkā esošajā cenu lapā. Ja klientam nav norādīta cenu lapa vai ja konkrētais artikuls tai nav piesaistīts, tiks ievietota artikula ierakstā norādītā cena. Ja pašam līgumam ir piesaistīta cenu lapa, tā tiks rādīta sadaļā 'Nosūtīšanas nosacījumi'. Ja piesaistītajā cenu lapā ietilpst PVN, arī cena tiks rādīta ar PVN.
Ja artikuls ir gada līgumā un rēķini tiek izrakstīti pa daļām, šajā laukā varat ievadīt attiecīgo līguma vērtības daļu vai arī ievadīt pilnu vērtību, bet reizinātāju ievadīt laukā ‘Faktors’. Piemēram, ja gada līguma vērtība ir 120,00, tā būs artikula kartiņā norādītā cena un tāpēc būs noklusējuma vērtība, kas ievietota laukā, norādot artikula numuru. Ja no līguma rēķini jāveido katru mēnesi, šo summu varat izmainīt uz 10,00, vai arī atstāt 120,00 un laukā ‘Faktors’ ievadīt 0,083 (1/12).
Ja norādīta valūta un tās kurss, cena būs atbilstošajā valūtā (t.i., tiks konvertēta pēc attiecīgā kursa).
% (Atlaides procenti)
Ja klientam piesaistīta atlaižu matrica, kurā iekļauts konkrētais artikuls, atlaižu procentu noteiks artikula numurs un daudzums. Ja nepieciešams, atsevišķam ierakstam varat to mainīt.
Sistēmas moduļa iestatījumā ‘Noapaļošana’ varat definēt, vai atlaide jāpiešķir vienības cenai pirms tās reizināšanas ar daudzumu, vai summas atlaide. Dažos gadījumos (kad ir ļoti maza vienības cena, bet liels daudzums) izvēlētās metodes rezultātā programmā izmantotās noapaļošanas sistēmas dēļ var atšķirties aprēķinātās atlaides vērtība.
Šajā laukā norādītais procents var būt kā atlaide, robežfaktors vai uzcenojums. To nosaka Sistēmas moduļa iestatījums ‘Atlaižu parametri’.
Summa
Rindas kopsumma: daudzums reizināts ar vienības cenu mīnus atlaide. Mainot šo vērtību, tiks pārrēķināts atlaides procents. Ja piesaistītajā cenu lapā ietilpst PVN, šī summa arī būs ar PVN.
Sadaļa B
Konts
Ievietot Speciāli Finanšu/Sistēmas moduļa reģistrs ‘Konti’
Šis kods nosaka konkrētā artikula Finanšu moduļa realizācijas kontu. No šī līguma izveidotā rēķina rezultējošajā Finanšu moduļa grāmatojumā šajā laukā norādītais konts būs kredītā. Pēc noklusējuma šeit tiks ievietots artikula kartiņā norādītais konts. Ja tāds nav ievadīts, tiks izmantots artikula grupai vai Realizācijas moduļa iestatījuma ‘Kontējumu sastādīšana realizācijai’ sadaļā ‘Realiz.’ norādītais konts. Ja nepieciešams, katrā līguma ierakstā šo kontu var mainīt.
Objekts
Ievietot Speciāli Finanšu/Sistēmas moduļa reģistrs Objekti
Pēc noklusējuma no artikula
Līguma artikulam un visiem no līguma veidotajiem grāmatojumiem iespējams piesaistīt līdz 20 objektiem, atdalītiem ar komatu. Varat definēt vairākus objektus, lai atspoguļotu dažādus departamentus, izmaksu centrus vai preču tipus. Tādējādi tiek nodrošināta elastīga analīzes metode, ko var izmantot Finanšu moduļa atskaitēs.
Jebkurā Finanšu moduļa grāmatojumā, kas izveidots no līguma izrakstītā rēķina, visi tajā norādītie objekti tiks piesaistīti realizācijas konta kredīta pusei un, ja tiek izmantota izmaksu kalkulācija, izmaksu konta debeta pusei. Abos gadījumos šie objekti tiks apvienoti ar līguma objektiem (norādīti sadaļā 'Nos. nosac.').
PVN-kd
Ievietot Speciāli Finanšu moduļa sagatavošana PVN kodi
Šeit ievadītais PVN kods nosaka PVN likmi, kāda tiks piemērota konkrētajam artikulam, kā arī PVN kontu, kurš, izveidojot rēķinu, būs kredītā. Pēc noklusējuma tiek piedāvāts klienta kartiņā norādītais realizācijas PVN kods. Ja tāds nav norādīts, tiks ievietots artikulam, artikula grupai vai Realizācijas moduļa sagatavošanas Kontējumu sastādīšana sadaļā ‘Realiz.’ norādītais noklusējuma PVN kods. Ja nepieciešams, katrai līguma rindai šo kodu var mainīt.
Sadaļa C
Cenas faktors
Pēc noklusējuma no artikula
Cenas faktoru var izmantot, lai pārrēķinātu artikula vienības cenu. Piemēram, ja artikuls parasti tiek pārdots pa 24 vienībām kastē, artikula ierakstā var norādīt cenas faktoru 24. Tad artikula vienības cena attieksies uz kasti ar 24 vienībām. Cenas faktors līgumā tiks ievietots no artikula kartiņas: to var mainīt un programma attiecīgi parrēķinās visu summu. Izmantotā formula ir: summa = (daudzums/cenas faktors) * vienības cena.
Sadaļa D
Simulāciju formulas (Uzkrājumi)
Ievietot Speciāli Finanšu moduļa iestatījums ‘Simulāciju formulas’
Parasti veidojot rēķinu no līguma, katras rēķinu rindas kopējā summa, izveidojot grāmatojumu Finanšu modulī, tiks grāmatota realizācijas kontā. Ja rēķins tiek izrakstīts par garu līguma periodu, šāda grāmatojuma metode var būt nepiemērota. Šādā gadījumā summa būtu jāgrāmato realizācijas kontā līguma periodā pakāpeniski.
Piemēram, līgums ir noslēgts uz vienu gadu un tā vērtība ir 1200. Jūs nolemjat izrakstīt vienu rēķinu par visu gadu, nevis divpadsmit ikmēneša rēķinus. Šādā gadījumā, iespējams, nevēlēsities realizācijas kontu kreditēt uzreiz par 1200: pareizāk būtu visu gadu (līguma periodu) to kreditēt par 100 mēnesī, īpaši, ja līguma periods iesniedzas jaunā finanšu gadā.
Šajā laukā norādiet Finanšu moduļa iestatījuma ‘Simulāciju formulas’ ieraksta kodu. Tas tiks izmantots, lai noteiktu formulu, pēc kuras summa tiks pakāpeniski kreditēta realizācijas kontā (piemērā par 100 (jeb 8,33%) mēnesī). Apstiprinot un saglabājot rēķinu, rēķina rindas summa (bez PVN) netiks grāmatota realizācijas kontā kā parasti. Tā vietā tiks izmantots uzkrājumu konts, kas norādīts iestatījumā ‘Simulāciju formulas’. Grāmatojumi PVN un debitoru kontā netiks ietekmēti. Arī reģistrā ‘Simulācijas’ tiks izveidots ieraksts. Tajā būs divpadsmit rindas, kurās sabalansēti debeta un kredīta grāmatojumi uzkrājumu konta debetā un realizācijas konta kredītā. Tas katru mēnesi ļaus pārvietot 8,33% summu no uzkrājumu konta uz realizācijas kontu, izmantojot Apkalpošanas funkciju ‘Veidot simulāciju grāmatojumus’ Finanses modulī.
Artikula tips
Ievietot Speciāli Moduļa Norēķini pēc līgumiem iestatījuma ‘Artikula apraksta tips’
Šo lauku var izmantot piegādājamo artikulu klasificēšanai saskaņā ar iestatījumu ‘Artikula apraksta tips’ definētajām klasifikācijām.
Komentārs
Norādiet katram artikulam komentāru.
Sadaļa E
Oriģ. artikuls
Ievietot Speciāli reģistrs Artikuli
Ja konkrētais līgums ir apkalpošanas līgums un ja apkalpojamo artikulu pārdod jūsu uzņēmums, šajā laukā norādiet šī artikula numuru. Ja līgums tiek izveidots no rēķina, izmantojot rēķina loga Ievietot Speciāli funkciju ‘Veidot līgumu’, šajā laukā artikula numurs tiks nokopēts no rēķina automātiski.
Oriģ. sēr. Nr.
Ievietot Speciāli pārdoto un saremontēto artikulu sēriju numuri (reģistrs Garant. sēr. Nr.)
Ja šis ir apkalpošanas līgums, šajā laukā ievadiet apkalpojamā artikula sērijas numuru. Ja līgums tiek izveidots no rēķina, izmantojot rēķina loga Ievietot Speciāli funkciju ‘Veidot līgumu’, šajā laukā sērijas numurs tiks nokopēts no rēķina automātiski.
Ja līguma artikulu pārdod tikai jūsu uzņēmums, jaunā līgumā vispirms jāievada tā sērijas numurs. No moduļa ‘Servisa pasūtījumi’ reģistra ‘Garantijas sēr. Nr.’ tiks automātiski ievietots klienta numurs un nosaukums, kā arī artikula numurs. Pēdējais tiks ievietots ailē 'Oriģ. sēr. Nr.', bet dažos gadījumos arī A sadaļas artikula numura ailē. Izņēmums ir artikuls, kura kartiņas sadaļā 'Specif.' norādīts līguma artikula numurs: šādā gadījumā līguma artikula numurs tiks ievietots sadaļā A. Ja artikuls tiek pārdots tālāk, informāciju par klientu varat mainīt.
Ievērojiet, ka sērijas numura ailē ir svarīgi, vai ievadāt lielos, vai mazos burtus, tāpēc pārliecinieties, lai būtu ievadīta pareizā lielo un mazo burtu kombinācija. Ja klients un artikuls netiek ievietoti, tad šis varētu būt viens no cēloņiem. Vēl pastāv iespēja, ka reģistrā ‘Garantijas sēr. Nr.’ nav ievadīta informācija par klientam pārdotajiem artikuliem, jo iestatījumā ‘Noliktavas parametri’ neesat atzīmējuši izvēles rūtiņu 'Koriģēt reģistrus pēc sēr. nr. art.'.
Funkcijas 'Ievietot Speciāli' sarakstā tiek rādīts reģistra 'Garantijas sēr. Nr.’ saturs. Tajā ir iepriekš Servisa pasūtījumu moduļa reģistrā 'Servisa pasūtījumi’ izmantoto sērijas numuri un, iespējams, arī jūsu uzņēmuma pārdoto artikulu numuru sērijas.
Sadaļa F
Sīkāku informāciju par šiem laukiem skatiet reģistra ‘Servisa līgumi’ aprakstā.
Sadaļa G
Rindas tips
Ievietot Speciāli izvēlieties no iespējamām opcijām
Izvēlieties opciju “Ciklisks”, ja šī rinda jāiekļauj katrā no šī līguma izveidotajā rēķinā. Izvēlieties “Rēķins vienreiz”, ja rēķins par rindu jāizraksta tikai vienu reizi. Tas var noderēt, ja līgumā jāiekļauj sākuma vai beigu nodokļa maksa.
Rēķins pēc
Ievietot Speciāli izvēlieties datumu
Ja iepriekšējā ailē izvēlēta opcija “Rēķins vienreiz”, šajā laukā varat ievadīt agrāko datumu, kad rinda jāiekļauj rēķinā. Ja šo aili neaizpildāt, rinda tiks iekļauta nākamajā no līguma izveidotā rēķinā.
Rēķina Nr.
Ja rindas tipam izvēlēta opcija “Rēķins vienreiz”, izveidojot šim līgumam rēķinu, šajā ailē tiks ievietots rēķina numurs. Tas nodrošinās to, lai rēķins netiktu izrakstīts atkārtoti.
Apakšējā daļa
Papildus valūtai līguma apakšējā daļā tiek rādītas arī dažādas kopsummas. Pievienojot vai mainot līguma tabulā rindu, šīs summas tiek pārrēķinātas. Visas kopsummas pieņem, ka to faktors (sadaļā 'Termiņi') ir 1.
Daudz.
Kopējais līgumā ievadīto artikulu skaits, kas tiek automātiski atjaunināts. Šo skaitu var izdrukāt līguma uzlīmēs.
Valūta
Ievietot Speciāli Sistēmas moduļa reģistrs Valūtas
Pēc noklusējuma no Klienta (realizācijas valūta) vai noklusējuma Bāzes valūta
Līguma valūta: valūtas kurss tiek rādīts sadaļā 'Valūta', kur to, ja nepieciešams, katrā ierakstā iespējams manuāli mainīt. Pirms artikulu pievienošanas līgumam pārliecinieties, lai norādītā valūta būtu pareiza (t.i., tā ir valūta, kura jāizmanto rēķinos). Tas jādara tāpēc, lai visas cenas tiktu pareizi konvertētas: artikulu, kuri tiks pievienoti līgumam pirms valūtas norādīšanas, cenas netiks konvertētas. Lai izmantotu nacionālo valūtu, šo lauku neaizpildiet (ja vien nav uzstādīta noklusējuma Bāzes valūta, kura šajā laukā tiks ievietota automātiski un tiks uzskatīta par nacionālo valūtu).
Papildu
Lai līgumam piesaistītu fiksētas piegādes izmaksas, var izmantot iestatījumu Piegāde Realizācijas modulī. Tādā gadījumā, ievadot ierakstā klienta numuru, laukā tiks ievietota nepieciešamā summa.
Ja nepieciešams, šo lauku var mainīt. Ja iestatījumu Piegāde neizmantojat, piegādes izmaksas, ja tādas ir, ievadiet manuāli.
Piegādes izmaksas ir absolūts skaitlis: veidojot rēķinu, tas netiek reizināts ar faktoru.
PVN
Līguma kopējā PVN summa.
Summa
Līguma kopējā summa bez PVN.
KOPĀ
Līguma kopējā summa ar PVN.
Sadaļa 'Valūta'
Valūta
Ievietot Speciāli Sistēmas moduļa reģistra ‘Valūtas’
Pēc noklusējuma no Klients (realizācijas valūta) vai noklusējuma Bāzes valūta
Līguma valūta (tiek rādīta arī sadaļas 'Artikuli' apakšējā daļā) tiek rādīta kopā ar tās kursu, kuru, ja nepieciešams, katrā līgumā var mainīt. Pirms artikulu ievadīšanas pārliecinieties, ka ievadīta pareizā valūta (t.i., tā, kura jāizmanto rēķinos). Tas nepieciešams tāpēc, lai cenas tiktu pareizi konvertētas: artikulu, kuri pievienoti līgumam pirms valūtas norādīšanas, netiks konvertētas. Lai izmantotu nacionālo valūtu, šo lauku neaizpildiet (ja vien nav uzstādīta noklusējuma Bāzes valūta, kura šajā laukā tiks ievietota automātiski un tiks uzskatīta par nacionālo valūtu).
Kurss
Pēc noklusējuma no Sistēmas moduļa iestatījums ‘Bāzes valūtu kursi’ un/vai reģistra ‘Valūtu kursi’
Programma automātiski ievietos norādītās valūtas kursu grāmatojuma datumā. Pirms artikulu ievadīšanas līgumā pārliecinieties, ka norādīta pareizā valūta, lai cenas tiktu atbilstoši konvertētas.
Sadaļa 'Partneri'
Partneris
Ievietot Speciāli CRM moduļa reģistra ‘Kontakti’
Ja šim līgumam tiks veidots apakšlīgums, šajā laukā varat ievadīt apakšlīguma uzņēmuma nosaukumu. Nospiežot taustiņu Enter, nākamajos laukos tiks ievietots tā nosaukums un kontaktpersona.
Nosaukums
Partnera nosaukums tiek ievietots, tiklīdz būs ievadīts ‘Kontakta’ numurs.
Kontaktinfo
Ievietot Speciāli CRM moduļa reģistra ‘Kontakti’
Pēc noklusējuma no partnera
Norādiet partnera uzņēmuma kontaktpersonu. Funkcija ‘Ievietot Speciāli’ rādīs tikai norādītā piegādātāja kontaktpersonas.
Versija
Ja šis līgums ir izveidots no piedāvājuma, šajā laukā tiek rādīts tā versijas numurs. To nevar mainīt.
Piedāvājums
Ja šis līgums ir izveidots no piedāvājuma, šajā laukā tiek rādīts tā numurs. To nevar mainīt.
Maksātājs
Ievietot Speciāli CRM moduļa reģistra ‘Kontakti’
Ja šī līguma rēķins jānosūta citam uzņēmumam, piemēram, līzinga vai mātes uzņēmumam, šeit norādiet šī uzņēmuma klienta numuru. Šādam uzņēmumam reģistrā Kontakti jābūt izveidotam savam ierakstam.
Ja izveidoti vairāki līgumi, kuriem ir viens maksātājs, varat tos apvienot vienā rēķinā, Apkalpošanas funkcijas 'Veidot līgumu rēķinus' atzīmējot izvēles rūtiņu ‘Rēķini faktoringa klientiem’.
Sadaļa 'Sam. termiņi'
Sam. term.
Ievietot Speciāli Realizācijas/Piegādātāju moduļa iestatījuma ‘Samaksas termiņi’
Pēc noklusējuma no klienta (realiz. sam. term.)
Pēc noklusējuma programma ievietos klientam norādīto samaksas termiņu. Tas tiks nokopēts visos no šī līguma veidotajos rēķinos. Papildu tam, ka rēķinos tiek nodrošināta pareizā samaksas termiņa ievietošana (ja nepieciešams, iztulkots klienta uzņēmuma valodā), pamata samaksas termiņu ievadīšana izmantojot Realizācijas moduļa iestatījumu, dod iespēju izveidot atlaižu sistēmu par noteiktā laikā samaksātiem rēķiniem.
Aģents
Ievietot Speciāli Sistēmas moduļa reģistrs ‘Personas’
Pēc noklusējuma no klienta
Šeit jānorāda par līgumu atbildīgais aģents. Kad tiks izveidots rēķins, Realizācijas modulī par aģentiem varēs izveidot vairākas atskaites. Ir iespējams arī piešķirt prēmijas par pārdotajiem artikuliem, norādot procentu artikula kartiņas sadaļas ‘Cenas’ laukā ‘Prēmijas %’.
Atsauksme
Šis lauks jāaizpilda, ja vēlaties norādīt līgumam citu identifikācijas numuru. Pēc noklusējuma tiks ievietots pašreizējā lietotāja personas kartiņas sadaļas ‘Sēr. Nr.’ laukā 'Atsauksme’ ievadītais teksts. Šī atsauksme tiks rādīta no konkrētā līguma izveidoto rēķinu izdrukās.
Kontaktpersona
Ievietot Speciāli Realizācijas moduļa reģistra ‘Kontakti’
Pēc noklusējuma no klienta
Norādiet personu, ar kuru var kontaktēties par šo līgumu.
Tālrunis, Fakss
Pēc noklusējuma no klienta
Klienta kartītes sadaļā 'Kontaktinf’ norādītie telefona un faksa numuri.
Kredītkarte
Ievietot Speciāli Kases moduļa iestatījums ‘Kredītkartes’
Ja līgumcena tiks apmaksāta ar kredītkarti, šajā laukā ievadiet tās numuru.
Autorizācija
Ja līgums tiks apmaksāts ar kredītkarti, šajā laukā norādiet autorizācijas kodu, tiklīdz tas tiek saņemts.
Projekts
Ievietot Speciāli Projektu kalkulācijas moduļa reģistrs ‘Projekti’
Šajā laukā līgumam var izveidot sasaisti ar projektu. Ja šeit norādīts projekts, tā numurs tiks nokopēts visos no konkrētā līguma izveidotajos rēķinos. Tādējādi rēķinu varēs iekļaut atskaitē ‘Bruto peļņa pa projektiem’.
Sadaļa 'Nosūtīšanas nosacījumi'
Nosūt. nosac.
Ievietot Speciāli Klientu pasūtījumu moduļa (vai Standard Books Pārdošanas vadības moduļa) iestatījums ‘Nosūtīšanas nosacījumi’
Pēc noklusējuma no klienta (realiz. nosūt. nosac.)
Norādiet līgumam nosūtīšanas nosacījumu. Šis lauks jāizmanto starptautiskajiem klientiem: piemēram, izmaksu, apdrošināšanas, piegādes vai FOB gadījumos.
Katram nosūtīšanas tipam varat norādīt aprakstu vairākās valodās: līguma ieraksta valoda (sadaļā 'Nos. Nosac.') noteiks, kurš tulkojums jāievieto līguma izdrukā.
Nos. veids
Ievietot Speciāli Klientu pasūtījumu moduļa (vai Standard Books Pārdošanas vadības moduļa) iestatījums ‘Nosūtīšanas veidi’
Pēc noklusējuma no klienta (realiz. nosūt. veids)
Norādiet šim līgumam nosūtīšanas veidu. Piemēram pasts vai kurjers; varat arī norādīt tā kurjeru uzņēmuma nosaukumu, kurš līguma ietvaros nosūtīs preces.
Katram nosūtīšanas veidam varat norādīt aprakstu vairākās valodās: līguma ieraksta valoda (sadaļā 'Nos. nosac.') noteiks, kurš tulkojums jāievieto līguma izdrukā.
Cenu lapa
Ievietot Speciāli Cenu veidošanas/ Pārdošanas vadības moduļa reģistrs ‘Cenu lapas’
Pēc noklusējuma no klienta vai klientu kategorijas
Norādiet cenu lapu, kura noteiks šī līguma ieraksta cenas. Pirms artikulu ievadīšanas pārliecinieties, lai būtu izvēlēta pareizā cenu lapa: mainot cenu lapu, cenas, kas jau iekļautas līgumā, netiks pārrēķinātas.
Līgumā ievadot artikulu, programma meklēs ierakstu, kas atbildīs norādītajai artikula/cenu lapas kombinācijai vai nu reģistrā ‘Cenas’, vai Atlaides pēc daudz. un līgumā ievietos atbilstošo vienības cenu. Ja cenu lapa ir atlaižu cenu lapa, programma meklēs reģistrā ‘Cenas’. Pretējā gadījumā meklēšana notiks reģistrā Atlaides pēc daudz. Ja šajos reģistros nepieciešamais ieraksts netiks atrasts, vienības cena tiks ievietota no artikula kartītes.
Ja norādītajā cenu lapā ietilps PVN, arī līguma vienības cenas un summas būs ar PVN.
Valoda
Ievietot Speciāli Sistēmas moduļa iestatījums ‘Valodas’
Pēc noklusējuma no klienta
Līguma ieraksta valoda. Tā noteiks tekstu tulkojumu, kas jāpārnes no citiem reģistriem un iestatījumiem, piemēram, artikulu nosaukumi, samaksas termiņu, nosūtīšanas tipu un veidu aprakstus, kā arī dokumenta formas izvēli u.c. Ja vēlaties izmantot savu valodu, lauku neaizpildiet.
Valodu var izmantot arī tās dokumenta formas, kuru izmantosiet līgumu drukāšanai, kā arī nepieciešamā printera izvēlei.
Objekts
Ievietot Speciāli Finanšu/Sistēmas moduļa reģistrs ‘Objekti’
Pēc noklusējuma no klienta
Līgumam un visiem no tā izveidotajiem grāmatojumiem var piesaistīt līdz 20 objektiem, atdalītiem ar komatu. Varat definēt atsevišķus objektus, lai atspoguļotu dažādus departamentus, izmaksu centrus vai preču tipus. Tas nodrošina elastīgu analīzi, ko var izmantot Finanšu moduļa atskaitēs.
Finanšu modulī no rēķina izveidotajos grāmatojumos visi šeit norādītie objekti tiks piesaistīti debitoru konta debeta pusei, realizācijas konta kredīta pusei un, ja izmantojat izmaksu kalkulāciju, izmaksu konta debeta pusei.
Secība
Šis lauks ir tāds pats kā sadaļas 'Rēķina adrese' lauks ‘Kārtošana’.
Komentārs
Pēc noklusējuma no klienta
Ievadiet komentāru par līgumu. Pēc noklusējuma tiks ievietots komentārs no klienta kartītes lauka ‚Komentārs‘.
Sadaļa 'Rēķina adrese'
Rēķina adrese
Pēc noklusējuma no klienta
Klienta pasta adrese, kas norādīta klienta kartītes sadaļā ‘Kontaktinf’. Ja nepieciešams, to iespējams mainīt katrā līgumā atsevišķi. Tomēr pastāvīgas izmaiņas jāveic reģistrā Klienti.
PVN Zona
Pēc noklusējuma no klienta
Šīs opcijas norāda klienta PVN zonu; pēc noklusējuma tiek izvēlēta klienta kartītē atzīmētā opcija. Realizācijas moduļa iestatījuma Kontējumu sastādīšana iespējams katrai PVN zonai definēt savu realizācijas un PVN kontu, kuri tiks izmantoti no konkrētā līguma veidotajos rēķinos. Atsevišķā līgumā PVN zonu mainīt nevar: tas jādara reģistrā ‘Kontakti’ > Klienti
PVN reģ. Nr.
Pēc noklusējuma no klienta
Klienta PVN reģistrācijas numurs. Parasti līguma izveidošanai šī informācija nav obligāta, taču, ja tas ir Eiropas Savienības zonas klients un ja rēķins tiek veidots no līguma, šis lauks jāaizpilda obligāti, jo šī informācija nepieciešama ES PVN atskaitēm.
Programmā ir funkcionalitāte, kas pārbaudīs, vai ievadītais PVN reģistrācijas numurs atbilst klienta valsts likumdošanā noteiktajam formātam. Ja klienta kartiņā nebūs ievadīta valsts, tiks izmantota iestatījumā Informācija par kompāniju norādītā valsts. Ja arī tur nekas nebūs norādīts, pārbaude netiks veikta. Katras valsts numuru formāti jādefinē Sistēmas moduļa iestatījumā PVN reģ. numura šablons.
Kārtošana
Pēc noklusējuma no klienta
Šis lauks jāaizpilda valstīs, kur pasta kods vai cits apgabala kods jānorāda atsevišķā adreses rindā. Izdrukājot līgumu uzlīmes, tās var izvēlēties vai atlasīt pēc kārtošanas.
Sadaļa 'Piegādes adrese'
Nosūtīšanas adrese
Pēc noklusējuma no klienta
Norādiet nosūtīšanas adresi, ja tā atšķiras no rēķina adreses vai parastās piegādes adreses, kas ievadīta klienta kartiņas sadaļā ‘Nos.’.
Līgumu drukāšana
Līgumu var izdrukāt divējādi.
Ievadot vai pārskatot līgumu, pogu joslā noklikšķiniet uz printera ikonas vai no izvēlnes Fails izvēlieties funkciju ‘Drukāt’. Ja vēlaties aplūkot ierakstu uz ekrāna, noklikšķiniet uz priekšskatījuma ikonas.
Navigācijas centrā noklikšķiniet uz [Dokumenti] vai no izvēlnes fails izvēlieties ‘Dokumenti’. Atvērtajā sarakstā divreiz noklikšķiniet uz ‘Līgumi’ vai iezīmējiet to un nospiediet Enter. Norādiet līguma numuru (vai to intervālu) un noklikšķiniet uz [OK].
Neatkarīgi no izvēlētās metodes dokumenta veidlapa tiek piesaistīta šādi:
Sistēmas moduļa reģistrā ‘Dokumentu formas’ izveidojiet dokumentu un nosauciet to “LIGUMS”.
Atveriet moduli Norēķini pēc līgumiem.
Bāzes logā noklikšķiniet uz pogas [Dokumenti] vai no izvēlnes Fails izvēlieties funkciju ‘Dokumenti’. Tiks atvērts logs ‘Dokumenti' iezīmējiet ‘Līgumi’.
No izvēlnes Fails izvēlieties ‘Definēt dokumentu’.
Atvērtā loga tabulā kolonnas Forma pirmajā rindā ievadiet “LIGUMS” (varat izmantot funkciju ‘Ievietot Speciāli’, lai ievadītu pareizo kodu).
Noklikšķiniet uz [Saglabāt], lai saglabātu formas definīciju. Turpmāk, izvēloties moduļa Norēķini pēc līgumiem funkciju Dokumenti tiks izmantota izveidotā forma.
Līgumu pārskatīšana un apstiprināšana
Līgumi jāpārbauda un jāapstiprina pirms rēķina veidošanas. Kļūdas vieglāk izlabot šajā procesa daļā nekā pēc tam izveidotajos rēķinos. Līgumu var apstiprināt divējādi:
Līguma ierakstā atzīmējiet izvēles rūtiņu 'Apst.‘ un saglabājiet to.
Logā ‘Līgumi: Pārskats’ atrodiet nepieciešamo līgumu un no izvēlnes Speciāli izvēlieties ‘Apstiprināt’. Turot nospiestu taustiņu Shift, varat iezīmēt līgumu intervālu, tādējādi apstiprinot tos visus vienlaicīgi.
Rēķinu veidošana
Rēķinu līgumiem var izveidot, izmantojot izvēlnes 'Veidot' funkciju 'Rēķins' vai Apkalpošanas funkciju 'Veidot līgumu rēķinus'.
Izvēlnes 'Veidot' funkcija izveidos attiecīgu skaitu neapstiprinātu rēķinu visam līguma periodam uzreiz. Piemēram, ja līguma periods ir gads un ja rēķina periods ir mēnesis, tiks izveidoti divpadsmit neapstiprināti rēķini. Funkcija var izveidot rēķinus tikai vienam līgumam vienlaikus.
Apkalpošanas funkciju var izmantot periodiski atsevišķu rēķinu veidošanai visā līguma periodā. Par visu rēķina periodu kopš pēdējās funkcijas palaišanas reizes tiks izveidoti neapstiprināti rēķini. Piemēram, ja funkciju izmantojat reizi mēnesī, rēķini tiks veidoti par visu rēķina periodu kopš tā mēneša, kad funkcija palaista pēdējo reizi. Šī funkcija var veidot rēķinus par visiem līgumiem vai līgumu intervālu.