Atgādinājuma vēstuļu sūtīšanas procedūra un iespējas

https://excellent.lv/wp-admin/post.php?post=13914&action=edit&classic-editor

Ja jums ir jānosūta atgādinājumi klientiem, par kuriem rēķiniem ir nokavēta apmaksa, jūs varat tos izveidot, izmantojot kādu no šīm iespējām:

1. Paziņojums par neapmaksātajiem rēķiniem

Katram klientam veidos vienu atgādinājumu ar vismaz vienu neapmaksātu rēķinu. Jūs varat nosūtīt klienta neapmaksāto rēķinu izrakstus klientiem pa e-pastu, izmantojot apkalpošanu “Veidot e-pastu par klienta neapmaksātiem rēķiniem”.

Katram klientam veidos vienu atgādinājumu ar vismaz vienu neapmaksātu rēķinu.

Katram nokavētajam rēķinam veidos atsevišķu dokumentu, tāpēc viens klients var saņemt vairākus atgādinājumus.

1. Paziņojums par neapmaksātajiem rēķiniem

Atgādinājumu vēstuļu sūtīšanas procedūras pamatā ir atskaite Neapmaksāto rēķinu pārskats (realizācijas modulī). Klienta neapmaksāto rēķina izrakstā tiek izveidots neapmaksāto rēķinu saraksts katram klientam. Katram klientam tiks izveidota atsevišķa lapa.

Atgādinājumu vēstuļu automātiska veidošana vienam vai vairākiem klientiem.

Iestatījumi

Modulis E-pasts un konferences > Iestatījumi > E-pasts teksti

Open

Veidot jaunu ierakstu - e-pasta teksts

Reģistrs

Šajā laukā no piedāvāta saraksta, izmantojot Paste special / cmd+Enter, izvēlieties reģistru, kura, jāpiemēro e-pasta teksta ieraksts.

Konkrēti šajā gadījumā pielietosim Neapmaksāto rēķinu pārskatu.

Virsraksts un teksts e-pasta teksta ierakstā tiks kopēti uz katru e-pastu, kuru izveidojat, lai norādīto veidlapu nosūtītu klientam vai piegādātājam.

Katrai veidlapai varat izveidot vienu pasta teksta ierakstu (piemēram, realizācijas rēķinam, klienta neapmaksāto rēķinu pārskatam, pārskatam pa klientiem utt.).

Open

Virsraksts

Ievadiet īso teksta fragmentu, kas jākopē, katra e-pasta tēmas rindiņā.

Atkarībā no reģistra šeit norādītajam tekstam var pievienot papildu informāciju. Piemēram, ja reģistrs ir "Rēķini", šim tekstam automātiski tiks pievienots vārds "Rēķins" (vai, ja nepieciešams, "Kredītrēķins") un Rēķina numurs. Lūdzu, skatiet individuālos funkciju aprakstus, kas izveido vēstules, lai iegūtu sīkāku informāciju par jebkuru tekstu, kas tiks pievienots virsrakstam.

Teksts sākumā

Izmantojot Paste special / cmd+Enter, izvēlieties  īpašo tekstu no CRM moduļa reģistra "Standarta teksti"

Norādiet ieraksta kodu no CRM moduļa standarta teksta reģistrā. Šajā ierakstā būs teksts, kas tiks kopēts uz E-pasta galvenā pamatteksta sākumu. Atkarībā no reģistra un no tā, vai izmantojat zemāk esošo opciju Neievietot oriģinālā ieraksta detaļas e-pasta tekstā, teksts tiks parādīts pirms Artikulu saraksta. Šajā standarta teksta ierakstā nav jāpievieno teksta beigas.

Teksts beigās

Izmantojot Paste special / cmd+Enter, izvēlieties  īpašo tekstu no CRM moduļa reģistra "Standarta teksti"

Šī ieraksta teksts tiks kopēts uz E-pasta galvenā pamatteksta beigām. Atkarībā no reģistra un no tā, vai izmantojat zemāk esošo opciju Neievietot oriģinālā ieraksta detaļas e-pasta tekstā, teksts tiks parādīts pēc Artikulu saraksta un pēc jebkura cita no ieraksta ņemta teksta, piemēram, Maksājuma noteikumiem. Ieteicams, lai šī standarta teksta ieraksta pirmajai rindai būtu teksta atgriešana, lai nodrošinātu, ka e-pasta teksts ir kārtīgi izvietots.

Neievietot oriģinālā ieraksta detaļas e-pasta tekstā

Sūtot individuālu ierakstu pa e-pastu (piemēram, Piedāvājums, Pasūtījums, Klientu pasūtījums vai Rēķins), pēc noklusējuma, detalizēta informācija tiks iekļauta e-pasta galvenajā daļā un e-pastam tiks pievienota arī ieraksta PDF versija. Atķeksējiet šo opciju, ja nevēlaties, lai katra ieraksta informācija tiktu iekļauta E-pasta galvenajā daļā.

Izmantojiet tabulu, kas aizņem lielāko loga daļu, lai ievadītu virsraksta, sākuma teksta un beigās teksta tulkojumus dažādās valodās. Pirmajā kolonnā norādiet valodu, ja nepieciešams, izmantojot “Paste Special”, un otrajā kolonnā ievadiet atbilstošo virsraksta tulkojumu. Trešajā un ceturtajā kolonnā izmantojiet “Paste Special”, lai norādītu standarta teksta ierakstus (no moduļa CRM reģistra "Standarta teksti"), kas satur attiecīgos sākumā un beigās teksta tulkojumus.

Tulkojums, kas tiks izmantots konkrētā e-pastā, būs atkarīgs no sūtāmā ieraksta valodas (Piedāvājums, Pasūtījums, Klientu pasūtījums vai Rēķins) vai gadījumā, kad tiks izmantota paziņojuma/atskaites formas, no klienta vai piegādātāja valodas, kas tiek norādīta kontakta kātiņā. Ja ierakstā nav valodas vai ir norādīta valodas, kurai nav tulkojuma, tiks izmantoti virsraksts, teksta sākums un teksta beigās, kas norādīts laukā virs tabulas.

Dokumenti

Modulis Realizācijas > Dokumenti >Paziņojums par neapmaksātajiem rēķiniem

Apkalpošana

Modulis Realizācijas > Rutīnas > Apkalpošana > Veidot e-pastu par klienta neapmaksātiem rēķiniem

Klients

Ja nepieciešams, šeit ievadiet tā klienta numuru (vai klientu loku), kuram vēlaties veidot vēstules.

Kategorija

Ja vēlaties veidot vēstules klientiem, kas pieder konkrētai klientu kategorijai, šeit norādiet šo kategoriju

Klasifikācija

Šajā laukā ievadiet klasifikācijas kodu, ja vēlaties veidot vēstules klientiem ar noteiktu klasifikāciju. Ja ievadīsit vairākas klasifikācijas, atdalot tās ar komatiem, vēstules tiks veidotas tikai tiem klientiem, kuriem ir visas uzskaitītās klasifikācijas.

Kavētās dienas (ne vairāk kā)

Ja rēķinos vēlaties iekļaut tikai tos izrakstus, kuru nokavējums ir pārsniedzis noteiktu dienu skaitu, ievadiet šo numuru šeit. Citiem vārdiem sakot, jūs varat izmantot šo lauku, ja vēlaties no sarakstiem izslēgt rēķinus, kas ir tikko nokavēti.

Min.bilance

Ja vēlaties veidot izrakstus klientiem, kuru atlikums ir lielāks par noteiktu skaitli, norādiet šo skaitli šeit.

Min. rēķinu skaits

Ja vēlaties veidot izrakstus tikai tiem klientiem, kuriem esat izrakstījis vismaz noteiktu skaitu rēķinu, ievadiet šo numuru šeit.

Uz datumu

Ievadiet datumu, lai izveidotu pārskatus uz konkrētu datumu. Visi rēķini, kas šajā dienā bija neapmaksāti (atkarībā no zemāk izdarītās izvēles), tiks iekļauti sarakstos, savukārt rēķini un iemaksas pēc šī datuma netiks iekļauti. Rēķini tiks sagrupēti pēc novecojuma atbilstoši norādītajam datumam. Ja atstājat šo lauku tukšu, tiks izmantots pašreizējais datums.

Papildu izmaksas

Norādiet šeit visas izmaksas, kuras vēlaties iekasēt par katra paziņojuma veidošanu. Tas tiks veidots kā atsevišķs attēls izrakstā, ja veidlapas veidnē būsit iekļāvis lauku “Papildu izmaksas” un laukos “Summa” un “Summa + procenti”. Šīs papildu izmaksas netiks norakstītas pārskatā norādītajos rēķinos.

Valoda

Klienta Neapmaksāto rēķinu žurnāla formas definīcijas logā varat norādīt, ka katrai valodai tiks izmantotas dažādas veidlapu veidnes. Pēc tam, kad esat izveidojis šo saikni starp veidlapu veidnēm un valodām, katru reizi, kad veidojot šī klienta paziņojumus, tiks izmantota atbilstoša klienta valodas veidlapas veidne. Tomēr, ja šajā laukā norādāt valodu, visiem klientiem neatkarīgi no viņu valodas tiks izmantota atbilstošā veidlapas veidne šai valodai.

Ņemiet vērā, ka šis lauks nav meklēšanas filtrs. Valodas ievadīšana šeit neierobežos pārskatu veidošanu tikai klientiem ar šo valodu.

Iekļaut atvērtos kredītrēķinus

Atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, ja vēlaties izrakstos iekļaut kredītrēķinus, kuri vēl nav piešķirti konkrētiem rēķiniem.

Izlaist paziņojumus bez rindām

Šī opcija, kas tiks izmantota pēc noklusējuma, nozīmēs, ka tukši pārskati (vēstules) netiks veidoti, t.i., klienti, kuriem nav neapmaksāto rēķinu (un nav neizmantoto kredītrēķinu, ja iepriekš atlasāt opciju Iekļaut atvērtos kredītrēķinus) netiks veidoti.

Sūtīt e-pastu automātiski

Šī opcija ļauj izveidot e-pastu un automātiski to nosūtīt klientam

Palielināt atgādinājumu līmeni

Katrā rēķinā ir kods (atgādinājuma līmenis, kas redzams sadaļā “Cenu lapa”), kas norāda, cik reižu tas ir ticis atgādināts un iekļauts klienta neapmaksāto rēķinu žurnālā.

Atlasiet šo opciju, ja vēlaties, lai katrā rēķinā tiktu palielināts atgādinājuma līmenis, kad tiek veidots paziņojums. Pat ja izvēlaties šo opciju, Atgādinājumu līmeņi tiks palielināti tikai tad, ja lauks "Uz datumu" ir tukšs vai pašreizējais datums un ja klienta kontakta kartītes ierakstā sadaļā "Nosacījumi" ir atķeksēta izvēles rūtiņa Atgādinājumi. Atgādinājuma līmeņi netiks paaugstināti arī rēķinos, par kuriem vēl nav jāmaksā (t.i., ja maksājuma termiņš ir veidošanas dienā vai nākotnē).

Katra rēķina atgādinājuma līmenis (pēc palielināšanas, ja esat atlasījis šo opciju) tiks atzīmēts paziņojumā, ja veidlapas veidnē būsit iekļāvis lauku "Atgādinājuma līmenis" un noteiks atgādinājuma tekstu, kas tiks atspoguļots laukā "Atgādinājuma līmenis (remtext)".

Apkalpošanas rezultātā epastu pastkastītē tiek izveidots e-pasts vienam vai vairākiem klientiem ar neapmaksāto rēķinu atskaiti pielikumā.

Dokumenta tips "Paziņojums par neapmaksātajiem rēķiniem" veidlapai (formas raksturojums) ir Paziņojums par neapmaksātajiem rēķiniem.

2. Debitoru vēstule 

Debitoru vēstule ir atskaites Neapmaksāto rēķinu pārskats variācija. Tās galvenais mērķis ir ļaut veidot paziņojuma informāciju, izmantojot divas dažādas veidlapu veidnes, katru reizi nemainot veidlapas definīciju. Lauki, kurus varat iekļaut abās veidlapu veidnēs, ir vienādi un darbojas vienādi.

Varat izmantot vienu veidlapu, lai klientam nosūtītu neapmaksāto rēķinu sarakstu, un otru, lai nosūtītu vairāk tekstuālas informācijas, piemēram kā atgādinājumu. Divu veidlapu (Debitoru vēstule un Paziņojums par neapmaksātajiem rēķiniem)izveidošana apmierinās šādu prasību. Abas veidlapas atbalsta lauku "Atgādinājuma līmenis (remtext)". Ja iekļaujat šo lauku veidlapas veidnē, kuru izmantos viena no veidlapām, tiks pārbaudīti rēķinu atgādinājuma līmeņi un tajā tiks izdrukāts augstākā līmeņa Atgādinājuma teksts.

Dokumenta tips "Debitoru vēstule" veidlapai (formas raksturojums) ir Pārskats par klientiem.

3. Atgādinājums

Iestatījumi

Iespējams izdrukāt vai nosūtīt pa e-pastu atgādinājumus klientiem ar kavētiem maksājumiem, izveidojot katram nokavētajam rēķinam atsevišķu dokumentu "Atgādinājums", kas satur arvien nopietnāku ziņojumu, kas atkarīgs no iepriekšējo atgādinājumu skaita. Šie ziņojumi tiek ievadīti, izmantojot šo iestatījumu.

Veicot dubultklikšķi uz “Atgādinājuma teksti” moduļa Realizācijas iestatījumos, tiek atvērts logs “Atgādinājumu teksti: Pārskats”, kurā redzami visi iepriekš ievadītie atgādinājumu teksti. Veiciet dubultklikšķi uz esoša ieraksta, lai rediģētu, vai pievienojiet jaunu ierakstu, noklikšķinot uz pogas Veidot “Jaunu ierakstu – Atgādinājuma teksti”. Kad ieraksts ir pabeigts, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt, lai to saglabātu.

Valoda

Katrai valodai varat ievadīt vienu atgādinājumu komplektu. Kad nākamreiz veidojat atgādinājumu no rēķina, tā ziņojums būs iekļauts rēķina valodā (parādīts rēķina kartes sadaļā “Identifikatori”).

Iespējams ir noderīgi ievadīt atgādinājumu komplektu ar tukšu lauku Valoda. Šis komplekts tiks izmantots rēķiniem bez valodas un rēķiniem ar valodu, par kuru nav neviena atgādinājuma. Piemēram, ja rēķina valoda ir vācu valoda un jums nav vācu valodas atgādinājumu komplekta, tiks izmantots atgādinājumu kopums ar tukšu lauku Valoda.

Komentārs

Ievadiet aprakstošo nosaukumu.

Atgādinājums 1,2,3

Izmantojiet šos laukus, lai ievadītu trīs ziņojumus ar pieaugošo svarīgumu.

Katrā rēķinā ir atgādinājuma līmenis (redzams rēķina kartes sadaļā 'Cenu lapa'), kas norāda, cik iepriekšējie atgādinājumi ir nosūtīti. Nākamreiz veidojot atgādinājumu par rēķinu, tajā esošais ziņojums tiks izvēlēts atkarībā no rēķina atgādinājuma līmeņa. Piemēram, ja rēķina atgādinājuma līmenis ir 2, ziņojums tiks ņemts no šī iestatījuma lauka Atgādinājums 2 utt. Ja rēķina atgādinājuma līmenis ir lielāks par 3, tiks veidots atgādinājuma dokuments, taču tajā nebūs ziņojuma.

Dokumenti

Modulis Realizācijas > Dokumenti >Atgādinājums

Rēķini

Ja nepieciešams, šeit ievadiet rēķina numuru (vai rēķinu numuru diapazonu), par kuru vēlaties veidot atgādinājumus. Atgādinājumi netiks izveidoti par rēķiniem, par kuriem vēl nav jāmaksā, vai par rēķiniem, kuros kartītē “Identifikatori” ir atzīmēts "Bez atgādinājuma".

Klients

Ja nepieciešams, šeit ievadiet tā klienta numuru, kuram vēlaties veidot atgādinājumus. Varat arī ievadīt klientu numuru diapazonu, atdalot tos ar kolu (:). Lai klientam tiktu izveidoti atgādinājumi, ir jāatzīmē šī klienta kontakta kartītes ieraksta sadaļā Nosacījumi, lodziņš "Atgādinājumi".

Kategorija

Ja vēlaties veidot atgādinājumus klientiem, kas pieder konkrētai klientu kategorijai, šeit norādiet šo kategoriju.

Paaugstināt atgādinājumu līmeni

Katrā rēķinā ir kods (atgādinājuma līmenis, kas redzams sadaļā “Cenu lapa”), kas norāda, cik reižu tas ir ticis atgādināts un iekļauts klienta neapmaksāto rēķinu žurnālā.

Atlasiet šo opciju, ja vēlaties, lai katrā rēķinā tiktu palielināts atgādinājuma līmenis, kad tiek veidots paziņojums.

Kad izveidojiet rēķina atgādinājumu, tajā būs viens no trim pieaugoša svarīguma ziņojumiem, kas tiks izvēlēts atkarībā no rēķina atgādinājuma līmeņa. Pirms atgādinājumu veidošanas šie ziņojumi jādefinē iestatījumā "Atgādinājumu teksti". Piemēram, ja rēķina atgādinājuma līmenis ir 2, ziņojums tiks ņemts no lauka Atgādinājums 2 iestatījumu Atgādinājumu teksti utt. Ja atķeksēt "Paaugstināt atgādinājuma līmeni" opciju, šajā piemērā atgādinājuma līmenis tiks palielināts līdz 3 pirms Atgādinājuma izdrukāšanas, tāpēc ziņa tiks ņemta no iestatījuma lauka Atgādinājums 3. Ziņojums tiks veidots laukā "Atgādinājuma teksts".

Nesamaksāts ilgāk kā

Ja vēlaties veidot tikai atgādinājumus par rēķiniem, kuru maksājuma termiņš ir nokavēts vairāk nekā par noteiktu dienu skaitu, ievadiet šo numuru šeit. Citiem vārdiem sakot, jūs varat izmantot šo lauku, ja vēlaties no paziņojumiem izslēgt rēķinus, kas ir tikko nokavēti.

Pašreizējais atgādinājuma līmenis

Ievadiet šeit atgādinājuma līmeni, ja jums ir nepieciešams izdrukāt atgādinājumus rēķiniem ar noteiktu atgādinājuma līmeni.

Valoda/ Ignorēt rēķina valodu

Varat izmantot šo lauku un atķeksēt izvēles rūtiņu šādām kombinācijām:

1. Ja nenorādāt valodu un neizvēlaties opciju Ignorēt rēķinu valodu, atgādinājumi tiks veidoti katram diapazona rēķinam, izmantojot veidlapas Atgādinājumi logā “Definēt dokumentu” piešķirto veidlapas formu katrai veidlapas valodai.

2. Ja norādāt valodu, bet neizvēlaties opciju Ignorēt rēķinu valodu, rēķiniem ar norādīto valodu tiks veidoti atgādinājumi.

3. Ja norādāt valodu un atķeksējāt opciju Ignorēt rēķinu valodu, visiem diapazona rēķiniem tiks veidoti atgādinājumi, izmantojot veidlapas veidni, kas logā “Definēt dokumentu” piešķirta norādītajai valodai.

4. Ja nenorādīsiet valodu un atķeksēsiet opciju Ignorēt rēķinu valodu, visiem diapazona rēķiniem tiks veidoti atgādinājumi, izmantojot veidlapas veidni loga “Definēt dokumentu” pirmajā rindā, kurā valoda ir tukša.

Rezultātā epastu pastkastītē tiek izveidots e-pasts par vienu konkrēto neapmaksāto rēķinu ar atgādinājuma dokumentu PDF failu pielikumā.

Dokumenta tips "Atgādinājums" veidlapai (formas raksturojums) ir Atgādinājums.