Budžetēšana

Ievads budžeta reģistrā

Budžeta reģistrs ļauj ievadīt uzņēmuma budžetu – konts pa kontam, objekts pa objektam.

Hansa piedāvā dažādus budžeta modeļus, kurus var kombinēt dažādos veidos. Piemēram:

1. Absolūtās summas (mēneša budžets)

Budžets tiek sadalīts pa mēnešiem ar konkrētām summām katram mēnesim.

Piemērs:

Šis modelis ir piemērots, ja izdevumi vai ieņēmumi ir regulāri un paredzami.

2. Gada budžets ar sadalījuma atslēgām

Tiek ievadīta gada summa, un tā tiek sadalīta pa mēnešiem, izmantojot sadalījuma koeficientus (atslēgas).

Piemērs: Gada budžets reklāmai: 12 000 €
Sadalījuma atslēga:

• Janvāris: 5%

• Februāris: 5%

• Marts: 10%

• Aprīlis: 10%

• ...

• Decembris: 10%

Rezultātā katram mēnesim tiek aprēķināta attiecīgā daļa no gada summas.

Ir iespējams mainīt budžetā norādīto vērtību pašreizējā grāmatvedības gadā. Tas var būt vilinoši, ja faktiskie atlikumi ievērojami atšķiras no budžetētajiem. Tomēr ieteicams budžetu nemainīt, lai būtu iespējams reāli novērtēt budžeta plānošanas kvalitāti. Budžeta veidošana ir veids, kā prognozēt nākotni, un spēja labi prognozēt ir svarīga vadītāja īpašība.

Ja ir nepieciešams veikt izmaiņas budžetā pašreizējā gadā, tās jāveic Koriģetā budžeta reģistrā.

Budžetu ievade

Budžeta reģistra atvēršana dodaties modulī Finanses > Reģistri > Budžeti 

Esošo budžetu pārlūkošana:

• Atvērsies logs "Budžets - Konti: Pārskats", kurā redzami konti, kuriem jau ir ievadīti budžeti.

• Katram kontam un fiskālajam gadam jāizveido atsevišķs budžeta ieraksts.

• Ja izmanto objektus (piemēram, departamentam), vari izveidot atsevišķus budžetus katram konta/objekta pārim.

Jauna budžeta izveide klikšķiniet uz Veidot > Jaunu budžetu, vai izvēlieties līdzīgu ierakstu un klikšķini uz Veidot > Ieraksta kopiju, lai to dublētu.

Budžeta ieraksta aizpildīšana

Open

Konts

• Paste Special: Kontu reģistrs, Nominālā virsgrāmata / Sistēmas modulis

• Ievadi konta numuru, kuram vēlies ievadīt budžetu.

Komentārs

• Programma automātiski ievietos konta nosaukumu šajā laukā.

Objekts

• Paste Special: Objektu reģistrs, Nominālā virsgrāmata / Sistēmas modulis

• Ja veido budžetu konkrētam objektam (piemēram, nodaļai), ievadi šeit objekta kodu.

Periods

• Ievadi budžeta perioda sākuma un beigu datumu.

Pamatsumma

• Sagaidāmā kopējā summa visam budžeta periodam.

• Svarīgi:

  • Ieņēmumi, pārdošana, saistības un kapitāls jāievada kā negatīvas (kredīta) vērtības.

  • Aktīvi un izmaksas jāievada kā pozitīvas (debeta) vērtības.

Šī vērtība kalpo kā kontroles summa visam periodam. Ja periods ir gads, šo summu var sadalīt pa mēnešiem vai ceturkšņiem režģa laukā. To var izdarīt manuāli vai automātiski, izmantojot Formulu.

Formula

• Finanses > Iestatījumi > Budžeta formulas

• Budžeta formula ir noderīgs rīks, lai sadalītu gada budžetu pa mēnešiem, ja to var izdarīt pēc formulas.

  • Piemēram, ja pārdošanas apjoms parasti sadalās noteiktā procentuālā attiecībā katrā mēnesī.

  • Vai arī, lai sadalītu gada īres maksu vienādās 12 daļās.

Kā pareizi sagatavot budžeta formulu lasiet šeit.

Lietošanas soļi:

1. Ievadi Pamatsummu (piemēram, gada budžetu).

2. Norādi Budžeta formulu

3. Režģī ievadi katra mēneša vai ceturkšņa sākuma datumus.

4. Izvēlies "Pārrēķināt" no Operāciju izvēlnes.

5. Programma aprēķinās summas katram periodam, balstoties uz Budžeta formulas proporcijām.

6. Saglabā ierakstu.

Open

Budžeta klases

Ievadot Budžeta vai Koriģēta budžeta ierakstus, var rasties nepieciešamība plānot dažādiem tirgus vai citiem scenārijiem. Citiem vārdiem sakot, var būt nepieciešams ievadīt vairāk nekā vienu budžeta vai labotā budžeta ierakstu vienam un tam pašam konta un objekta pārim konkrētam periodam.

Lai to nodrošinātu, varāt izmantot šo iestatījumu, lai izveidotu Budžeta klases, kas pārstāv dažādus tirgus vai citus scenārijus, un pēc tam piešķirt attiecīgo Budžeta klasi katram Budžeta vai Koriģētā budžeta ierakstam.

• Finanses > Iestatījumi >  Budžeta klases > Veidot - Jaunu ierakstu

• Ievadiet katru jauno Budžeta klasi pirmajā tukšajā rindā.

• Kad esiet pabeidzis, saglabājiet iestatījuma ierakstu.

Open

NB! Ieteicams ievadīt Budžeta klases alfabētiskā secībā, kā parādīts ilustrācijā.

Datums

• Ievadi katra budžeta perioda sākuma datumu.

• Ja izmanto Budžeta formulu, periodu skaitam (rindām režģī) jāatbilst formulas definētajam skaitam.

• Lai ietaupītu laiku, izmanto Veidot - Ieraksta kopiju, lai kopētu ierakstu ar jau ievadītiem datumiem.

Vērtības

• Ievadi absolūtās vērtības katram periodam.

• Ja nav norādīta Budžeta formula, šīs vērtības tiks pārvietotas uz labās puses kolonnu pēc "Pārrēķināt" komandas.

• Ja ir norādīta Budžeta formula un Pamatsumma, šīs vērtības tiks pieskaitītas aprēķinātajām vērtībām.

Budžets

• Programma aprēķina šo vērtību pēc "Pārrēķināt" komandas izpildes.

Budžeta summa

• Šis lauks rāda kopējo budžeta summu, kas aprēķināta no režģa rindām.

• Atšķirībā no Pamatsummas, šī summa tiek aprēķināta automātiski un var mainīties pēc pārrēķina.

• Ja Budžeta summa un Pamatsummas nesakrīt, iespējams, periodu skaits neatbilst Budžeta formulai.

Budžeta saglabāšana

Kad visas vērtības ir ievadītas vai izvēlēta Budžeta formula:

1. Izvēlies "Pārrēķināt" no Operāciju izvēlnes.

2. Klikšķini uz [Saglabāt], lai saglabātu, vai [Atcelt], lai atceltu.

Atkārto soļus 1–3, lai izveidotu budžetus visiem nepieciešamajiem konta/objekta pāriem. Izmanto [Veidot - Ieraksta kopiju], lai paātrinātu datu ievadi.

Piezīme: Vienam konta/objekta/perioda pārim var būt tikai viens budžeta ieraksts.

NB! Lai budžeta dati parādītos Finansu pārskatos, režģī jābūt vismaz vienam ierakstam ar datumu.

Kopējā budžeta aprēķins kontam

Ja vēlies aprēķināt kopējo budžetu kontam (apkopojot visus objektus):

1. Izveido jaunu budžeta ierakstu ar kontu un periodu.

2. Izvēlies "Rēķināt summu no budžeta konts-objekts" no Operāciju izvēlnes.

3. Programma sameklēs visus budžetus ar šo kontu un dažādiem objektiem un aprēķinās kopējo summu.

Pārskati budžeta salīdzināšanai ar faktiskajiem datiem

• Finanses > Atskaites > Bilance

• Finanses > Atskaites > Objekta/Daudzumu rezultāts  – rāda katru konta/objekta kombināciju atsevišķi.

• Finanses > Atskaites > Peļņas un zaudējumu pārskats

Budžetu pārskatīšana vai labošana

1. Atveriet logu "Budžets-Konti: Pārskats", Finanses > Reģistri > Budžets

2. Atrodiet budžeta ierakstu, kuru vēlāties mainīt. Ja nepieciešams, izmanto meklēšanas lauku, lai ātrāk atrastu vajadzīgo ierakstu.

3. Veic dubultklikšķi uz izvēlētā ieraksta.

4. Atvērsies logs “Budžets – Konts: Pārskats”.

5. Pārskatiet ierakstu un veic nepieciešamās izmaiņas.

   • Tiklīdz veiksiet kādu labojumu, loga virsraksts mainīsies uz "Budžets – Konts: Izmainīts”.

   • Kad esiet pabeidzis izmaiņas, noteikti izvēlies "Pārrēķināt" no Operāciju izvēlnes, lai atjauninātu kopējo Budžeta summu.

6. Ja nepieciešams, variet dzēst visu ierakstu, izmantojot funkciju "Dzest" izvēlnē Ieraksts.
   Uzmanību: Ieraksta dzēšanu nav iespējams atsaukt, tāpēc pārliecinies, ka tas ir nepieciešams.

Budžeta pārskats

Ir iespējams izdrukāt sarakstu ar budžeta definīcijām. Lai to izdarītu, veic šādas darbības:

1. Izvēlies Finanses > Atskaites > Budžetu pārskats

2. Specifikācijas logā ievadi nepieciešamo pārskata periodu (vismaz) un nospied [OK].

3. Tiks izdrukāts budžetu saraksts.

   • Ja izvēlēsies "Detalizēti” opciju, sarakstā būs iekļautas arī visas mēneša vai ceturkšņa summas.